Contract management made easy
- Transparent organization of all contracts for a clear overview
- Shorter processing times & increased efficiency
- Compliance with all guidelines through the use of certified software
Property management made easy
With Flowers, you can keep an eye on all contracts, automate processes and reduce risks.
Control and efficiency
Automatic reminders and renegotiations to reduce costs and minimize risks.
- Monitoring and notification of notice periods
- Automated workflows for efficient contract management
- Comprehensive authorization control
Maximum overview
Keep an eye on all contract details and manage contracts, deadlines and costs centrally.
- Central contract database for quick access
- Clear presentation of all contract details and deadlines
- Multi-client capable: All companies in one account
Support and safety guaranteed
We'll guide you through every step of implementation and beyond.
- Personal onboarding and continuous support
- Audit-proof document management (DMS)
- ISO:27001 certified servers in Germany. GoBD & DSGVO compliant.
Effizienter arbeiten mit KI
Setzen Sie auf KI-gestützte Automatisierungen in Flowers, um Ihre Finanz-, Dokumenten- und Vertragsprozesse spürbar zu verbessern:
- Automatische Prüfung und Vervollständigung von Rechnungs- oder Vertragsdaten
- Extraktion wichtiger Inhalte, wie Laufzeiten oder Kündigungsfristen aus Verträgen
- Intelligente Klassifizierung von Belegen und Dokumenten
- Plausibilitätsprüfungen für Rechnungen oder Verträge mit Ergebnisrückgabe direkt in Aufgaben
- Vorschläge für Buchungssätze oder Vertragszuordnungen
- Unterstützung bei Mahntexten und Zahlungsempfehlungen
Volle Datensicherheit: Die Flowers KI arbeitet im deutschen, ISO-zertifizierten Rechenzentrum ohne externe Systeme, gibt keine Daten an Dritte weiter und verwendet sie nicht zum Trainieren.
Vertragsmanagement Software für jeden Vertragstyp
Kundenverträge
Legen Sie Ihre Kundenverträge in Flowers an. Durch unsere individuellen Felder bilden wir auch Ihre Spezialfälle ab.
Lieferanten-Verträge
Halten Sie vereinbarte Rahmenvertragsmengen, verbleibende Abrufmengen, zugesicherte Lieferzeiten und Zahlungskonditionen fest.
Dienstleister
Die wichtigsten Informationen auf einen Blick: vereinbarte Stundensätze, Honorare, vereinbarte Leistungszeiten und vieles mehr. Verknüpfen Sie Kostenvoranschläge, Leistungsnachweise und Rechnungen direkt mit Verträgen.
Leasing-Vertrag
Behalten Sie den Überblick über die verbleibenden Raten, verbinden Sie bereits geleistete Zahlungen und legen Sie Inklusiv-Kilometer fest.
Freelancer-Verträge
Prüfen Sie Leistungsnachweise mit unseren Freigabeprozessen und behalten Sie Budgets und Kosten im Blick. Übrigens: In Flowers können Sie auch Projekte anlegen und verwalten.
Mitarbeiterverträge
Mit Flowers können Sie Mitarbeiterverträge und etwaige Vertragszusätze oder -Änderungen auf einen Blick sehen. Tipp: Pflegen Sie Urlaubstage und automatisieren Sie so Urlaubsanträge und Krankmeldungen mit unseren flexiblen Workflow-Möglichkeiten.
Geheimhaltungs-vereinbarung (NDA)
Durch unseren flexibel einstellbaren Workflow-Builder können Sie Geheimhaltungsvereinbarungen automatisiert erstellen, versenden und verwalten.
Mobilfunkverträge
Ordnen Sie Mobilfunkverträge Mitarbeitern zu. Behalten Sie Inklusiv-Volumen, Tarife und Zusatzkosten im Blick.
Mietverträge
Verbinden Sie Ihre Mietverträge mit Fotos von Mängeln, Übergabeprotokollen, oder anderen Vertragszusätzen und Notizen, die für Sie wichtig sind.
Kooperationsverträge
Ob Handelsvertreter oder Partnerunternehmen: Kombinieren Sie Provisions-Vereinbarungen und KPI’s mit Verträgen und automatisieren Sie Abrechnungen.
AV-Vertrag (DSGVO)
Rechtlich immer abgesichert: Alle AV-Verträge gem. DSGVO Art. 28 Abs. 3 immer im Blick. Erstellen und versenden Sie AV-Verträge automatisiert für alle Neukunden.
Wartungsverträge
Die wahrscheinlich am häufigsten übersehenen Verträge. Behalten Sie auch Wartungsverträge immer im Blick.
Versicherungspolice
Jede Versicherung ist anders. Mit Flowers können Sie Besonderheiten, Versicherungsschutz und Selbstbeteiligungen für jede Versicherung direkt online festhalten und verwalten.
Vertragsmanagement Software zugeschnitten auf Ihren Bedarf
Ordnerstrukturen gehören der Vergangenheit an. Die innovative Matrix-Speicherung von Flowers ermöglicht sofortigen Dokumente-Zugriff, egal wonach Sie suchen.
Importieren Sie Verträge, Konversationen und Rechnungen automatisiert per E-Mail-Import (verfügbar je Gesellschaft und Vertragsart)
Unsere innovative DMS-Lösung bietet schnellen Zugriff auf alle Dokumente über eine Volltextsuche, automatische Verknüpfung der Workflow-Daten und Matrix-Speicherung
Alle Ihre Gesellschaften in einem Account. Durch unsere zahlreichen Berechtigungen können Zugriffe flexibel getrennt werden.
Verträge von unterwegs bequem per Smartphone-App einsehen, prüfen, freigeben. Im App Store und Play Store erhältlich.
Behalten Sie jederzeit den vollen Budget-Überblick. Ordnen Sie Verträgen beliebig Kostenstellen, Verantwortlichkeiten und Budgets zu.
Durch Flowers wissen Sie immer genau, wann Sie mit welchen Rechnungen und Rechnungsbeträgen zu planen haben.
Importieren und exportieren Sie jederzeit alle Daten. Sie haben zu jeder Zeit maximalen Zugriff auf alle Ihre Daten, auch per API.
Ordnen Sie Aufgaben, die aus Vertragsbestandteilen hervorgehen, automatisiert den korrekten Personen oder Teams zu, inklusive Fristenverwaltung und Eskalationsmanagement.
Flowers bietet eine offene API, Webhooks und über 5.200+ Integrationen zu Drittsystemen.
Flowers kann Sie bei weiteren Prozessen unterstützen, beispielsweise bei der digitalen Rechnungsfreigabe, Bestellanträgen sowie bei Flotten-, Inventar- und Geräteverwaltung.
Erstellen Sie einen Workflow zur initialen Erstellung, Prüfung und Freigabe von Neuverträgen.
Erstellen Sie einen Workflow, der Sie rechtzeitig über anstehende Verlängerungen informiert und einer erneuten Prüfung unterzieht.
Machen Sie Verhandlungen zum integralen Bestandteil Ihrer Prozesse durch Flowers’ automatisierte Workflow-Steuerung.
Durch Flowers wissen Sie frühzeitig über anstehende Vertragsverlängerungen Bescheid und profitieren so von einer zeitunkritischen Verhandlungsposition.
Mit Flowers können Sie Verträge initial und periodisch wiederkehrend einer erneuten Freigabe durch die entsprechenden Verantwortlichen unterziehen.
Möchten Sie Verträge nach erneuter Prüfung kündigen, kann Flowers Sie mit automatisierten Kündigungs-E-Mails an den Vertragspartner untersützen
Flowers wächst strategisch mit Ihnen. Flowers passt sich flexibel an Ihre geschäftliche und strategische Entwicklung an.
Während andere hinterherlaufen, gestaltet Flowers mit. Wir sorgen dafür, dass Sie immer auf dem neusten gesetzlichen Stand – oftmals auch dem Stand voraus – sind.
Flowers bietet zahlreiche Berechtigungsebenen inklusive Berechtigungs-Automatisierungen. Es sind auch Urlaubs- und Krankheitsvertretungen möglich.
Flowers ist ISO:27001 zertifiziert und speichert Daten ausschließlich auf Servern aus Deutschland. Zudem sind wir GoBD und DSGVO konform und archivieren Daten revisionssicher.
Die Flexibilität und Regelsteuerung ermöglicht es Ihnen, jegliche Compliance-Anforderung in Flowers abzudecken. Definieren Sie Revisions-Zeiträume, Pflichtfelder und Berechtigungen.
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Frequently asked questions
Wie hilft Flowers, Risiken zu minimieren?
Durch automatisierte Fristenüberwachung, Erinnerungen und klare Audit-Trails vermeiden Sie Vertragsstrafen, vergessene Kündigungen oder Compliance-Verstöße.
Kann ich bestehende Verträge importieren?
Ja. Verträge können gesammelt über Upload oder Schnittstellen übernommen und automatisch indexiert werden.
Kann ich Dokumente, wie z.B. Verträge mit anderen Dokumenten verknüpfen?
Ja. Sie können Verträge mit Bestellungen, Rechnungen, Leistungsnachweisen oder Fotos (z. B. bei Mietobjekten) etc. verbinden.
Kann Flowers Verträge automatisch verlängern oder kündigen?
Ja. Sie können Regeln hinterlegen, sodass Verträge automatisch verlängert oder zur Kündigung markiert werden, wenn Fristen erreicht sind.
Wie funktioniert die Vertragsprüfung?
Über flexible Workflows können Verantwortliche automatisch eingebunden werden. Änderungen, Kommentare und Freigaben werden lückenlos im Audit-Trail dokumentiert.
Kann ich Verträge digital unterschreiben?
Ja. Flowers bietet eine integrierte Lösung für digitale Signaturen – rechtssicher, schnell und ohne Medienbruch.
Wie unterstützt Flowers beim Fristenmanagement?
Alle relevanten Fristen (z. B. Kündigungsstichtage, Verlängerungen) werden automatisch erfasst und rechtzeitig mit Erinnerungen angezeigt.
Welche Vertragstypen lassen sich mit Flowers verwalten?
Von Kunden- und Lieferantenverträgen über Mitarbeiter- und Freelancer-Verträge bis hin zu Miet-, Leasing-, Versicherungs- oder Wartungsverträgen. Auch NDAs und AV-Verträge nach DSGVO lassen sich abbilden.
Welche Vorteile bringt digitales Vertragsmanagement?
- Nie wieder Fristen verpassen
- Zeitersparnis bei Prüfung & Verwaltung
- Zentrale Ablage aller Vertragsdokumente
- Effiziente Workflows statt E-Mail- oder Excel-Chaos
- Rechtssicherheit durch GoBD- und DSGVO-Konformität
Was versteht man unter digitalem Vertragsmanagement mit Flowers?
Flowers bildet den gesamten Vertragslebenszyklus ab: vom Erstellen über die Prüfung, Freigabe und digitale Unterzeichnung bis hin zur Kündigung und revisionssicheren Archivierung.
Welche Kosten entstehen für die Nutzung von Flowers?
Flowers arbeitet mit einem volumenbasierten Preismodell: Sie zahlen nur für die tatsächlich freigegebenen Rechnungen. Dadurch vermeiden Sie unnötige Fixkosten und haben volle Kostenkontrolle.
Ist die Software für jedes Unternehmen geeignet?
Ja. Flowers ist sowohl für kleine und mittelständische Unternehmen als auch für Konzerne geeignet. Durch individuelle Freigaberegeln und flexible Preismodelle passt sich die Lösung exakt an Ihre Unternehmensgröße und Prozesse an.
Ist Flowers GoBD- und rechtssicher?
Ja. Alle Rechnungen, Verträge und andere Dokumente werden GoBD- und HGB-konform archiviert. Zusätzlich prüft eine integrierte KI jede Rechnung nach §14 UStG. Das sorgt für rechtliche Sicherheit und reduziert das Risiko von Fake-Rechnungen oder formellen Fehlern. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und ausschließlich in Deutschland gespeichert – nach höchsten Sicherheitsstandards.
How easy is it for my employees to use?
Flowers Software is an intuitive platform that serves as a compass for your processes. We ensure ease of use through a user-friendly interface and offer individual onboardings.
To ensure a high level of acceptance, we involve your employees as soon as the processes are set up and offer individual user training if required.
Can you integrate with my booking system?
We integrate with them all. With 5,200+ APIs & connectors we are confident that Flowers can connect quickly and securely.
Wie funktioniert der 3-Wege-Abgleich in Flowers?
Flowers vergleicht Bestellung, Lieferschein und Rechnung automatisch auf Positionsebene mit hoher initialer Zuordnungsquote. Abweichungen bei Mengen, Preisen oder fehlenden Positionen werden zuverlässig erkannt und zur Klärung markiert – für schnellere Freigaben und weniger manuellen Aufwand.
Wie schnell ist Flowers einsatzbereit?
Die Software ist in wenigen Tagen eingerichtet. Dank No-Code-Ansatz können Anpassungen ohne teure IT-Projekte umgesetzt werden.
Welche Einsparungen kann ich konkret erwarten?
Kunden berichten von bis zu 75 % Zeitersparnis innerhalb weniger Wochen. Typische Effekte sind: weniger manuelle Arbeit, geringere Personalkosten, eingesparte Papier- und Druckkosten sowie die konsequente Nutzung von Skonti.
Wie werden meine Mitarbeiter in das System eingeführt?
Die Einrichtung erfolgt gemeinsam mit einem persönlichen Ansprechpartner. Wir unterstützen Ihre Teams durch Schulungen, Schritt-für-Schritt-Einführungen und individuellen Support per Telefon, E-Mail oder Videocall.
Welche Vorteile bringt Flowers im Vergleich zur manuellen Freigabe?
- Bis zu 80 % weniger Prozesskosten
- Keine Medienbrüche (E-Mail, Papier, Excel)
- Transparenz in Echtzeit statt Kontrollverlust
- Einhaltung von Fristen und Skonto-Vorteilen
- Revisionssichere Archivierung für 10 Jahre
Is Flowers multi-client capable?
Yes, Flowers is multi-client capable. You can manage several companies in one account and assign roles and access rights individually to each company. Master data such as account frames, creditors, debtors, article master data, etc. can also be assigned individually for each company. The switch between companies takes place within the account and you do not have to log out and log in separately.
How long does it take to implement and when does Flowers start automated booking for my company?
Flowers starts automating on the very first day. After uploading an existing booking data set, the system analyses your account assignment patterns and applies them immediately. Automation improves with every additional booking. There is no need for a long implementation phase to benefit from the benefits.
How can Flowers be integrated into my existing IT landscape (DATEV and other tools) and can existing data be transferred?
Flowers integrates with existing ERP and accounting systems such as DATEV. Data can simply be transferred by uploading a booking data set, which Flowers analyses and uses as a basis for automation. Data from Flowers can also be easily exported to all systems. The multi-client functionality also enables the central administration of several business units.
Do I need technical knowledge to use the software?
Nein, die intuitive Benutzeroberfläche von Flowers ermöglicht eine einfache Bedienung ohne IT-Kenntnisse. Unser Support steht Ihnen zusätzlich bei Fragen zur Seite.
What about document import & export?
No problem. We’ve you covered in both directions.