Contract management made easy
- Shorter processing times & increased efficiency
- Freigabe-Workflows, Aufgaben und Eskalationen für Rechnungen, Verträge, Bestellungen und Lieferscheine.
- Compliance with all guidelines through the use of certified software
Contract Management Challenges
– und wie Flowers sie löst
typical
challenges
Failures to meet deadlines
High costs as cancellations or renewals are overlooked
Slow approvals
Many review rounds and inquiries delay decisions by days.
Billing errors and delays
Manual data collection results in duplicates and late payments.
Compliance & Aufbewahrung
It is unclear which contract is valid and when changes were made.
Compliance and archiving risks
Duties are breached, documentation is incomplete, legal certainty is lacking.
That's why love
Flowers user
Don't miss any more deadlines
Automatic reminders and alerts for timely cancellations & renewals.
Clear responsibilities
Role-based workflows speed up checks and status can be traced at any time.
AI-supported invoicing processes
OCR and intelligent analysis reduce manual errors and speed up approvals.
360° contract management in the CLM system
Central versioning and documentation — it is always clear which document is valid.
Conclude digitally in a legally secure manner
eSignature, audit-proof filing and audit logs meet GDPR and GoBD requirements.
Document Lifecycle Management
— from creation to implementation to completion.
Creation & approval
Contract signing
Deadline monitoring
Invoices & payments
Archive & integration
Diese Funktionen helfen Unternehmen jeder Größe
Automatische Indizierung aller Daten
Wir indexieren automatisch alle Inhalte aus jedem Dokument, damit Sie alle Informationen jederzeit verfügbar haben. Mit der Volltextsuche finden Sie alle Daten in Sekundenschnelle.
Automatisches Aktivitätenprotokoll
Wo auch immer Sie Ihre Dokumente speichern, mithilfe des automatischen Aktivitätsprotokolls können Sie den aktuellsten Status jederzeit verfolgen.
Auto-Fill für Eingabefelder
Sparen Sie Zeit mit unserer automatischen Feldausfüllung durch KI- Datenextraktion und automatische Identifizierung von Freigebern, Kostenstellen, Projektnummern usw.
Kostenlose Archivierung für 10+ Jahre
Nie wieder Dokumente ausdrucken oder verlieren – und trotzdem den Überblick behalten, mit unserer revisionssicheren Archivierung und Cloud-Speicherung.
Import
Verträge, Konversationen, Rechnungen und andere Dokumente ganz einfach und automatisiert per E-Mail, Upload oder Scan in Flowers DMS importieren.
ISO 27001-zertifiziert
Alle unsere Server, Speicher, Netzwerke und Rechenzentren sind vollständig ISO 27001-zertifiziert mit Verschlüsselung der Daten, Speicherung in Deutschland und Datenhoheit.
Sofortige Freigaben
Erledigen Sie alle Freigaben mit nur 1-2 Klicks und mit geringstmöglichen Zeitaufwand. Genießen Sie die Gewissheit, dass alle Ihre Freigaben korrekt und vorschriftsmäßig sind.
Intuitive Oberfläche
Unsere Nutzeroberfläche ist für alle Anwender leicht zu verstehen und bedienen ist. Für unseren Workflow-Builder benötigen Sie daher auch keine Programmierkenntnisse!
All-in-One-Konto für mehrere Unternehmen
Stellen Sie eine Verbindung zu all Ihren Geschäftssystemen für verschiedene Unternehmen her. Ändern Sie flexibel Workflows, Zuständigkeiten und Regeln für jedes Unternehmen.
Strategisch erweiterbar
Flowers kann Sie bei weiteren Prozessen unterstützen, beispielsweise bei der digitalen Rechnungsfreigabe, Bestellanträgen sowie bei Flotten-, Inventar- und Geräteverwaltung.
Die Kosten im Blick
Behalten Sie jederzeit den vollen Überblick über Ihre Finanzen. Ordnen Sie Ihren Dokumenten beispielsweise Kostenstellen, Verantwortlichkeiten und Budgets zu.
Einhaltung aller Unternehmensrichtlinien
Flexibilität und Regelsteuerung ermöglichen jegliche Compliance-Anforderungen. Definieren Sie Revisions-Zeiträume, Pflichtfelder und Berechtigungen.
Unterstützung für Sie
Wir helfen Ihnen, Flowers entsprechend Ihren Anforderungen und Prozessen einzurichten. Dabei steht Ihnen ein dedizierter Ansprechpartner zur Verfügung: per Telefon, E-Mail oder persönlich.
Intelligentes DMS
Verbinden Sie Ihre Workflows mit allen relevanten Dokumenten und automatisieren Sie die Verwaltung – von Freigabeprozessen, über Vertragserstellungen, bis hin zu automatischen Erinnerungen an Verantwortliche.
Verantwortlichkeiten
Ordnen Sie Dokumente und zugehörige Aufgaben automatisiert bestimmten Personen zu, sodass alle Beteiligten immer auf dem neusten Stand sind, während der Zugriff für Außenstehende eingeschränkt ist.
Alles rund um Ihre Dokumente an einem Ort
Verwaltungsaufwand drastisch senken.
Erfassen
- Erfassung der Dokumente über verschiedene Eingangskanäle und Quellsysteme
- Workflows für die Digitalisierung papiergebundener Dokumente
- Künstliche Intelligenz extrahiert relevante Informationen und erstellt strukturierte, durchsuchbare Metadaten
- KI-gestützte Automatisierung des Posteingangs mit OCR-Lesung und automatischer Formularerkennung
Bearbeiten
- Automatische Weiterleitung an den richtigen Bearbeiter
- Start von Vorgängen direkt aus der Erfassung
- Mehrstufige Freigabeverfahren, Delegation und automatische Eskalationsmechanismen
- Automatische Versionierung und revisionssichere Archivierung nach GoBD
Archivieren
- Kostenlose Archivierung für über 10 Jahre
- Revisionssichere Archivierung und (flexible) Aufbewahrungsfristen gemäß GoBD
- EU-DSGVO-konformes Aufbewahren und Löschen
- Smarte Matrix-Ablage und Cloud-Speicherung statt Aktenschränke
Organisieren
- Intuitive Volltextsuche für schnelles Auffinden von Dokumenten und Informationen
- Strukturierte Informationen im Geschäftskontext durch elektronische Akten
- Verknüpfung von Dokumenten mit relevanten Informationen und Daten, wie Kreditoren oder Verträgen
- Kommentare und Notizen für bessere Zusammenarbeit und Suchergebnisse
Flowers can be integrated like this
At the same time, you can modernize, streamline and make your system landscape more efficient step by step with Flowers.
Flowers can do even more
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Frequently asked questions
How does Flowers help to minimize risks?
With automated deadline monitoring, reminders, and clear audit trails, you can avoid contract penalties, forgotten cancellations, or compliance violations.
Can I import existing contracts?
Yes Contracts can be transferred collectively via upload or interfaces and automatically indexed.
Can I link documents, such as contracts, to other documents?
Yes You can link contracts with orders, invoices, performance records or photos (e.g. for rental properties), etc.
Can Flowers automatically renew or cancel contracts?
Yes You can save rules so that contracts are automatically extended or marked for cancellation when deadlines are reached.
How does contract verification work?
Responsible persons can be automatically integrated via flexible workflows. Changes, comments and approvals are seamlessly documented in the audit trail.
Can I sign contracts digitally?
Yes Flowers offers an integrated solution for digital signatures — legally secure, fast and without media breaks.
How does Flowers help with deadline management?
All relevant deadlines (e.g. deadline dates, extensions) are automatically recorded and displayed in good time with reminders.
Which contract types can be managed with Flowers?
From customer and supplier contracts to employee and freelancer contracts to rental, leasing, insurance or maintenance contracts. NDAs and AV contracts in accordance with the GDPR can also be mapped.
What are the benefits of digital contract management?
- Never miss deadlines again
- Saving time during testing & administration
- Central storage of all contract documents
- Efficient workflows instead of email or Excel chaos
- Legal certainty through GoBD and GDPR compliance
What is digital contract management with Flowers?
Flowers covers the entire contract life cycle: from creation, review, approval and digital signing to termination and audit-proof archiving.
What are the costs of using Flowers?
Flowers works with a volume-based pricing model: You only pay for the invoices that have actually been approved. As a result, you avoid unnecessary fixed costs and have full cost control.
Is the software suitable for every company?
Yes Flowers is suitable for small and medium-sized companies as well as for corporations. With individual approval rules and flexible pricing models, the solution adapts exactly to your company size and processes.
Is Flowers GoBD and legally secure?
Yes All invoices, contracts and other documents are archived in accordance with GoBD and HGB. In addition, an integrated AI checks every invoice in accordance with §14 UStG. This ensures legal security and reduces the risk of fake invoices or formal errors. All data is transmitted in encrypted form and stored exclusively in Germany — in accordance with the highest security standards.
How easy is it for my employees to use?
Flowers Software is an intuitive platform that serves as a compass for your processes. We ensure ease of use through a user-friendly interface and offer individual onboardings.
To ensure a high level of acceptance, we involve your employees as soon as the processes are set up and offer individual user training if required.
Can you integrate with my booking system?
We integrate with them all. With 5,200+ APIs & connectors we are confident that Flowers can connect quickly and securely.