Contract management made easy
- Shorter processing times & increased efficiency
- Freigabe-Workflows, Aufgaben und Eskalationen für Rechnungen, Verträge, Bestellungen und Lieferscheine.
- Compliance with all guidelines through the use of certified software
Contract Management Challenges
– und wie Flowers sie löst
typical
challenges
Failures to meet deadlines
High costs as cancellations or renewals are overlooked
Slow approvals
Many review rounds and inquiries delay decisions by days.
Billing errors and delays
Manual data collection results in duplicates and late payments.
Compliance & Aufbewahrung
It is unclear which contract is valid and when changes were made.
Compliance and archiving risks
Duties are breached, documentation is incomplete, legal certainty is lacking.
That's why love
Flowers user
Don't miss any more deadlines
Automatic reminders and alerts for timely cancellations & renewals.
Clear responsibilities
Role-based workflows speed up checks and status can be traced at any time.
AI-supported invoicing processes
OCR and intelligent analysis reduce manual errors and speed up approvals.
360° contract management in the CLM system
Central versioning and documentation — it is always clear which document is valid.
Conclude digitally in a legally secure manner
eSignature, audit-proof filing and audit logs meet GDPR and GoBD requirements.
Contract Lifecycle Management
— from creation to implementation to completion.
Creation & approval
Contract signing
Deadline monitoring
Invoices & payments
Archive & integration
Diese Funktionen helfen Unternehmen jeder Größe
Automatische Indizierung aller Daten
Wir indexieren automatisch alle Inhalte aus jedem Dokument, damit Sie alle Informationen jederzeit verfügbar haben. Mit der Volltextsuche finden Sie alle Daten in Sekundenschnelle.
Automatisches Aktivitätenprotokoll
Wo auch immer Sie Ihre Dokumente speichern, mithilfe des automatischen Aktivitätsprotokolls können Sie den aktuellsten Status jederzeit verfolgen.
Auto-Fill für Eingabefelder
Sparen Sie Zeit mit unserer automatischen Feldausfüllung durch KI- Datenextraktion und automatische Identifizierung von Freigebern, Kostenstellen, Projektnummern usw.
Kostenlose Archivierung für 10+ Jahre
Nie wieder Dokumente ausdrucken oder verlieren – und trotzdem den Überblick behalten, mit unserer revisionssicheren Archivierung und Cloud-Speicherung.
Import
Verträge, Konversationen, Rechnungen und andere Dokumente ganz einfach und automatisiert per E-Mail, Upload oder Scan in Flowers DMS importieren.
ISO 27001-zertifiziert
Alle unsere Server, Speicher, Netzwerke und Rechenzentren sind vollständig ISO 27001-zertifiziert mit Verschlüsselung der Daten, Speicherung in Deutschland und Datenhoheit.
Sofortige Freigaben
Erledigen Sie alle Freigaben mit nur 1-2 Klicks und mit geringstmöglichen Zeitaufwand. Genießen Sie die Gewissheit, dass alle Ihre Freigaben korrekt und vorschriftsmäßig sind.
Intuitive Oberfläche
Unsere Nutzeroberfläche ist für alle Anwender leicht zu verstehen und bedienen ist. Für unseren Workflow-Builder benötigen Sie daher auch keine Programmierkenntnisse!
All-in-One-Konto für mehrere Unternehmen
Stellen Sie eine Verbindung zu all Ihren Geschäftssystemen für verschiedene Unternehmen her. Ändern Sie flexibel Workflows, Zuständigkeiten und Regeln für jedes Unternehmen.
Strategisch erweiterbar
Flowers kann Sie bei weiteren Prozessen unterstützen, beispielsweise bei der digitalen Rechnungsfreigabe, Bestellanträgen sowie bei Flotten-, Inventar- und Geräteverwaltung.
Die Kosten im Blick
Behalten Sie jederzeit den vollen Überblick über Ihre Finanzen. Ordnen Sie Ihren Dokumenten beispielsweise Kostenstellen, Verantwortlichkeiten und Budgets zu.
Einhaltung aller Unternehmensrichtlinien
Flexibilität und Regelsteuerung ermöglichen jegliche Compliance-Anforderungen. Definieren Sie Revisions-Zeiträume, Pflichtfelder und Berechtigungen.
Unterstützung für Sie
Wir helfen Ihnen, Flowers entsprechend Ihren Anforderungen und Prozessen einzurichten. Dabei steht Ihnen ein dedizierter Ansprechpartner zur Verfügung: per Telefon, E-Mail oder persönlich.
Intelligentes DMS
Verbinden Sie Ihre Workflows mit allen relevanten Dokumenten und automatisieren Sie die Verwaltung – von Freigabeprozessen, über Vertragserstellungen, bis hin zu automatischen Erinnerungen an Verantwortliche.
Verantwortlichkeiten
Ordnen Sie Dokumente und zugehörige Aufgaben automatisiert bestimmten Personen zu, sodass alle Beteiligten immer auf dem neusten Stand sind, während der Zugriff für Außenstehende eingeschränkt ist.
Alles rund um Ihre Dokumente an einem Ort
Verwaltungsaufwand drastisch senken.
Erfassen
- Erfassung der Dokumente über verschiedene Eingangskanäle und Quellsysteme
- Workflows für die Digitalisierung papiergebundener Dokumente
- Künstliche Intelligenz extrahiert relevante Informationen und erstellt strukturierte, durchsuchbare Metadaten
- KI-gestützte Automatisierung des Posteingangs mit OCR-Lesung und automatischer Formularerkennung
Bearbeiten
- Automatische Weiterleitung an den richtigen Bearbeiter
- Start von Vorgängen direkt aus der Erfassung
- Mehrstufige Freigabeverfahren, Delegation und automatische Eskalationsmechanismen
- Automatische Versionierung und revisionssichere Archivierung nach GoBD
Archivieren
- Kostenlose Archivierung für über 10 Jahre
- Revisionssichere Archivierung und (flexible) Aufbewahrungsfristen gemäß GoBD
- EU-DSGVO-konformes Aufbewahren und Löschen
- Smarte Matrix-Ablage und Cloud-Speicherung statt Aktenschränke
Organisieren
- Intuitive Volltextsuche für schnelles Auffinden von Dokumenten und Informationen
- Strukturierte Informationen im Geschäftskontext durch elektronische Akten
- Verknüpfung von Dokumenten mit relevanten Informationen und Daten, wie Kreditoren oder Verträgen
- Kommentare und Notizen für bessere Zusammenarbeit und Suchergebnisse
Flowers can be integrated like this
At the same time, you can modernize, streamline and make your system landscape more efficient step by step with Flowers.
Flowers can do even more
Jetzt Termin vereinbaren
How can we help?
We are happy to help you with your request. Just fill out the form and we'll get back to you as soon as possible!
Your personal demo
Simply choose a suitable appointment. Feel free to mention any questions or topics you would like to discuss in the form. This way, we can prepare optimally for you.
We look forward to speaking with you!
- Individual consultation for you & your team
- Tailored to your priorities
- Complimentary and without obligation
- Antworten auf all Ihre Fragen
Wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen!
How can we help?
Call us directly or send us an email and we'll get back to you.
Frequently asked questions
Wie hilft Flowers, Risiken zu minimieren?
Durch automatisierte Fristenüberwachung, Erinnerungen und klare Audit-Trails vermeiden Sie Vertragsstrafen, vergessene Kündigungen oder Compliance-Verstöße.
Kann ich bestehende Verträge importieren?
Ja. Verträge können gesammelt über Upload oder Schnittstellen übernommen und automatisch indexiert werden.
Kann ich Dokumente, wie z.B. Verträge mit anderen Dokumenten verknüpfen?
Ja. Sie können Verträge mit Bestellungen, Rechnungen, Leistungsnachweisen oder Fotos (z. B. bei Mietobjekten) etc. verbinden.
Kann Flowers Verträge automatisch verlängern oder kündigen?
Ja. Sie können Regeln hinterlegen, sodass Verträge automatisch verlängert oder zur Kündigung markiert werden, wenn Fristen erreicht sind.
Wie funktioniert die Vertragsprüfung?
Über flexible Workflows können Verantwortliche automatisch eingebunden werden. Änderungen, Kommentare und Freigaben werden lückenlos im Audit-Trail dokumentiert.
Kann ich Verträge digital unterschreiben?
Ja. Flowers bietet eine integrierte Lösung für digitale Signaturen – rechtssicher, schnell und ohne Medienbruch.
Wie unterstützt Flowers beim Fristenmanagement?
Alle relevanten Fristen (z. B. Kündigungsstichtage, Verlängerungen) werden automatisch erfasst und rechtzeitig mit Erinnerungen angezeigt.
Welche Vertragstypen lassen sich mit Flowers verwalten?
Von Kunden- und Lieferantenverträgen über Mitarbeiter- und Freelancer-Verträge bis hin zu Miet-, Leasing-, Versicherungs- oder Wartungsverträgen. Auch NDAs und AV-Verträge nach DSGVO lassen sich abbilden.
Welche Vorteile bringt digitales Vertragsmanagement?
- Nie wieder Fristen verpassen
- Zeitersparnis bei Prüfung & Verwaltung
- Zentrale Ablage aller Vertragsdokumente
- Effiziente Workflows statt E-Mail- oder Excel-Chaos
- Rechtssicherheit durch GoBD- und DSGVO-Konformität
Was versteht man unter digitalem Vertragsmanagement mit Flowers?
Flowers bildet den gesamten Vertragslebenszyklus ab: vom Erstellen über die Prüfung, Freigabe und digitale Unterzeichnung bis hin zur Kündigung und revisionssicheren Archivierung.
Welche Kosten entstehen für die Nutzung von Flowers?
Flowers arbeitet mit einem volumenbasierten Preismodell: Sie zahlen nur für die tatsächlich freigegebenen Rechnungen. Dadurch vermeiden Sie unnötige Fixkosten und haben volle Kostenkontrolle.
Ist die Software für jedes Unternehmen geeignet?
Ja. Flowers ist sowohl für kleine und mittelständische Unternehmen als auch für Konzerne geeignet. Durch individuelle Freigaberegeln und flexible Preismodelle passt sich die Lösung exakt an Ihre Unternehmensgröße und Prozesse an.
Ist Flowers GoBD- und rechtssicher?
Ja. Alle Rechnungen, Verträge und andere Dokumente werden GoBD- und HGB-konform archiviert. Zusätzlich prüft eine integrierte KI jede Rechnung nach §14 UStG. Das sorgt für rechtliche Sicherheit und reduziert das Risiko von Fake-Rechnungen oder formellen Fehlern. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und ausschließlich in Deutschland gespeichert – nach höchsten Sicherheitsstandards.
How easy is it for my employees to use?
Flowers Software is an intuitive platform that serves as a compass for your processes. We ensure ease of use through a user-friendly interface and offer individual onboardings.
To ensure a high level of acceptance, we involve your employees as soon as the processes are set up and offer individual user training if required.