Flowers DMS

Contract management made easy

From design to filing — fewer errors, clear workflows, full compliance.

Shorter processing times & increased efficiency
Freigabe-Workflows, Aufgaben und Eskalationen für Rechnungen, Verträge, Bestellungen und Lieferscheine.
Compliance with all guidelines through the use of certified software

Mitarbeiter zeigt Kollegin etwas am iPad

More than 500 customers are already automating their processes with Flowers

The use of Flowers results in time savings of 75% after 8 weeks of use.

Heike Dellé

HELROM

Flowers is a great program, it's fun to work with and the processes are much more efficient.

Andrea Niedermayer

Auto Niedermayer

Finally, intelligent software that has understood our needs.

Gabriele Höfl

RG - Continuing Medical Education

Flowers makes it incredibly easy to live the process-oriented approach.

Carsten Vöckler

Corporate Commodity Manager / NPM / Capital Goods

We’ve noticed that long-standing ERP providers no longer bring the flexibility or modernity that’s required nowadays. Not only in terms of the user interface, design, and short-term development, but also in terms of being able to make changes at short notice. We see Flowers as a company of the future.

Sven Hörske

ARTUS

We have many different approval workflows, of varying degrees of complexity, and no two are the same. And it was very important for us to depict exactly that. We didn't see that with the others.

Paul Mossler

Sonar Real Estate

I can say that I always have Flowers open. I feel like I use it all day and I'm really happy that we have Flowers. I think managing the flood of invoices with approvals in any way wouldn't work otherwise. That would be pure chaos.

Henrietta Schmidts

Arculus GmbH

Contract Management Challenges
– und wie Flowers sie löst

typical
challenges

Failures to meet deadlines

High costs as cancellations or renewals are overlooked

Slow approvals

Many review rounds and inquiries delay decisions by days.

Billing errors and delays

Manual data collection results in duplicates and late payments.

Compliance & Aufbewahrung

It is unclear which contract is valid and when changes were made.

Compliance and archiving risks

Duties are breached, documentation is incomplete, legal certainty is lacking.

That's why love
Flowers user

Don't miss any more deadlines

Automatic reminders and alerts for timely cancellations & renewals.

Clear responsibilities

Role-based workflows speed up checks and status can be traced at any time.

AI-supported invoicing processes

OCR and intelligent analysis reduce manual errors and speed up approvals.

360° contract management in the CLM system

Central versioning and documentation — it is always clear which document is valid.

Conclude digitally in a legally secure manner

eSignature, audit-proof filing and audit logs meet GDPR and GoBD requirements.

CLM — everything in one system

Contract Lifecycle Management

‍With Flowers, you can manage your contracts across all phases
— from creation to implementation to completion.

Creation & approval

Digital workflows and template management ensure uniform contracts and versioning. Standard clauses and automated approval and review processes reduce errors and save time.

Contract signing

Electronic signatures are directly integrated. Contracts can be signed digitally, legally and quickly — without mailing or media breaks.

Deadline monitoring

Automatic alarms and dashboards provide timely reminders of cancellations or renewals. Escalations ensure that no action is overlooked.

Invoices & payments

OCR and AI recognition automates the processing of incoming and outgoing invoices. Approvals, SEPA export and workflows make the payment process efficient and error-free.

Archive & integration

Audit-proof filing with audit logs ensures compliance (GDPR, GoBD). Interfaces to ERP, CRM and email systems enable continuous processes without media breaks.

Diese Funktionen helfen Unternehmen jeder Größe

Unsere Nutzeroberfläche ist so vereinfacht, dass alle Anwender mühelos zusammenarbeiten und die Workflows steuern können. Im Hintergrund ist zusätzlich alles mit hochperformanten Zuverlässigkeits- und Sicherheitsfunktionen ausgestattet. So ist eine maximale Prozessintegrität und das Vertrauen der Prozessbeteiligten gewährleistet.

Automatische Indizierung aller Daten

Wir indexieren automatisch alle Inhalte aus jedem Dokument, damit Sie alle Informationen jederzeit verfügbar haben. Mit der Volltextsuche finden Sie alle Daten in Sekundenschnelle.

Automatisches Aktivitätenprotokoll

Wo auch immer Sie Ihre Dokumente speichern, mithilfe des automatischen Aktivitätsprotokolls können Sie den aktuellsten Status jederzeit verfolgen.

Auto-Fill für Eingabefelder

Sparen Sie Zeit mit unserer automatischen Feldausfüllung durch KI- Datenextraktion und automatische Identifizierung von Freigebern, Kostenstellen, Projektnummern usw.

Kostenlose Archivierung für 10+ Jahre

Nie wieder Dokumente ausdrucken oder verlieren – und trotzdem den Überblick behalten, mit unserer revisionssicheren Archivierung und Cloud-Speicherung.

Import

Verträge, Konversationen, Rechnungen und andere Dokumente ganz einfach und automatisiert per E-Mail, Upload oder Scan in Flowers DMS importieren.

ISO 27001-zertifiziert

Alle unsere Server, Speicher, Netzwerke und Rechenzentren sind vollständig ISO 27001-zertifiziert mit Verschlüsselung der Daten, Speicherung in Deutschland und Datenhoheit.

Sofortige Freigaben

Erledigen Sie alle Freigaben mit nur 1-2 Klicks und mit geringstmöglichen Zeitaufwand. Genießen Sie die Gewissheit, dass alle Ihre Freigaben korrekt und vorschriftsmäßig sind.

Intuitive Oberfläche

Unsere Nutzeroberfläche ist für alle Anwender leicht zu verstehen und bedienen ist. Für unseren Workflow-Builder benötigen Sie daher auch keine Programmierkenntnisse!

All-in-One-Konto für mehrere Unternehmen

Stellen Sie eine Verbindung zu all Ihren Geschäftssystemen für verschiedene Unternehmen her. Ändern Sie flexibel Workflows, Zuständigkeiten und Regeln für jedes Unternehmen.

Strategisch erweiterbar

Flowers kann Sie bei weiteren Prozessen unterstützen, beispielsweise bei der digitalen Rechnungsfreigabe, Bestellanträgen sowie bei Flotten-, Inventar- und Geräteverwaltung.

Die Kosten im Blick

Behalten Sie jederzeit den vollen Überblick über Ihre Finanzen. Ordnen Sie Ihren Dokumenten beispielsweise Kostenstellen, Verantwortlichkeiten und Budgets zu.

Einhaltung aller Unternehmensrichtlinien

Flexibilität und Regelsteuerung ermöglichen jegliche Compliance-Anforderungen. Definieren Sie Revisions-Zeiträume, Pflichtfelder und Berechtigungen.

Unterstützung für Sie

Wir helfen Ihnen, Flowers entsprechend Ihren Anforderungen und Prozessen einzurichten. Dabei steht Ihnen ein dedizierter Ansprechpartner zur Verfügung: per Telefon, E-Mail oder persönlich.

Intelligentes DMS

Verbinden Sie Ihre Workflows mit allen relevanten Dokumenten und automatisieren Sie die Verwaltung – von Freigabeprozessen, über Vertragserstellungen, bis hin zu automatischen Erinnerungen an Verantwortliche.

Verantwortlichkeiten

Ordnen Sie Dokumente und zugehörige Aufgaben automatisiert bestimmten Personen zu, sodass alle Beteiligten immer auf dem neusten Stand sind, während der Zugriff für Außenstehende eingeschränkt ist.

Alles rund um Ihre Dokumente an einem Ort

Mit dem Flowers DMS können Sie den
Verwaltungsaufwand drastisch senken.

Erfassen

Erfassung der Dokumente über verschiedene Eingangskanäle und Quellsysteme
Workflows für die Digitalisierung papiergebundener Dokumente
Künstliche Intelligenz extrahiert relevante Informationen und erstellt strukturierte, durchsuchbare Metadaten
KI-gestützte Automatisierung des Posteingangs mit OCR-Lesung und automatischer Formularerkennung

Bearbeiten

Automatische Weiterleitung an den richtigen Bearbeiter
Start von Vorgängen direkt aus der Erfassung
Mehrstufige Freigabeverfahren, Delegation und automatische Eskalationsmechanismen
Automatische Versionierung und revisionssichere Archivierung nach GoBD

Archivieren

Kostenlose Archivierung für über 10 Jahre
Revisionssichere Archivierung und (flexible) Aufbewahrungsfristen gemäß GoBD
EU-DSGVO-konformes Aufbewahren und Löschen
Smarte Matrix-Ablage und Cloud-Speicherung statt Aktenschränke

Organisieren

Intuitive Volltextsuche für schnelles Auffinden von Dokumenten und Informationen
Strukturierte Informationen im Geschäftskontext durch elektronische Akten
Verknüpfung von Dokumenten mit relevanten Informationen und Daten, wie Kreditoren oder Verträgen
Kommentare und Notizen für bessere Zusammenarbeit und Suchergebnisse

Flowers can be integrated like this

Flowers offers open integration into your existing system landscape with connection to over 5,200 systems, such as DATEV, Lexware, Agenda, SAP and many more. In this way, we enable rapid project implementation and create real added value for your company.

At the same time, you can modernize, streamline and make your system landscape more efficient step by step with Flowers.

Flowers can do even more

Cover other business processes with Flowers and benefit from having all data and processes in one tool. You only pay for what you actually use.

Invoice approval

Invoice-
creation

Contract-
administration

DMS

Travel expenses

Dunning

Bookkeeping

Booking automation

Procurement optimization

E-Invoice

E-signature
creation

Approvals

Frequently asked questions

Wie schnell ist Flowers einsatzbereit?

Die Software ist in wenigen Tagen eingerichtet. Dank No-Code-Ansatz können Anpassungen ohne teure IT-Projekte umgesetzt werden.

Kann ich Dokumente, wie z.B. Verträge mit anderen Dokumenten verknüpfen?

Ja. Sie können Verträge mit Bestellungen, Rechnungen, Leistungsnachweisen oder Fotos (z. B. bei Mietobjekten) etc. verbinden.

Welche Einsparungen kann ich konkret erwarten?

Kunden berichten von bis zu 75 % Zeitersparnis innerhalb weniger Wochen. Typische Effekte sind: weniger manuelle Arbeit, geringere Personalkosten, eingesparte Papier- und Druckkosten sowie die konsequente Nutzung von Skonti.

Welche Kosten entstehen für die Nutzung von Flowers?

Flowers arbeitet mit einem volumenbasierten Preismodell: Sie zahlen nur für die tatsächlich freigegebenen Rechnungen. Dadurch vermeiden Sie unnötige Fixkosten und haben volle Kostenkontrolle.

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Ist die Software für jedes Unternehmen geeignet?

Ja. Flowers ist sowohl für kleine und mittelständische Unternehmen als auch für Konzerne geeignet. Durch individuelle Freigaberegeln und flexible Preismodelle passt sich die Lösung exakt an Ihre Unternehmensgröße und Prozesse an.

Wie werden meine Mitarbeiter in das System eingeführt?

Die Einrichtung erfolgt gemeinsam mit einem persönlichen Ansprechpartner. Wir unterstützen Ihre Teams durch Schulungen, Schritt-für-Schritt-Einführungen und individuellen Support per Telefon, E-Mail oder Videocall.

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Ist Flowers GoBD- und rechtssicher?

Ja. Alle Rechnungen, Verträge und andere Dokumente werden GoBD- und HGB-konform archiviert. Zusätzlich prüft eine integrierte KI jede Rechnung nach §14 UStG. Das sorgt für rechtliche Sicherheit und reduziert das Risiko von Fake-Rechnungen oder formellen Fehlern. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und ausschließlich in Deutschland gespeichert – nach höchsten Sicherheitsstandards.

How easy is it for my employees to use?

Flowers Software is an intuitive platform that serves as a compass for your processes. We ensure ease of use through a user-friendly interface and offer individual onboardings.

To ensure a high level of acceptance, we involve your employees as soon as the processes are set up and offer individual user training if required.

What about document import & export?

No problem. We’ve you covered in both directions.