Vertragsmanagement sicher und digital mit Flowers

Flowers ist bei über 200 Kunden und rund 800 Unternehmen erfolgreich im Einsatz als Organisations-Management-Software für die digitale Rechnungsfreigabe. 

Doch Flowers ist eine Lösung für alle Workflows: Freigaben, Bestellungen, Budgets usw. Vor allem kann auch ein “Dauer-Problem-Punkt” vieler Unternehmen sicher gelöst werden: das Vertragsmanagement. 

Denn wie Rechnungen sollten auch Verträge digital, online und automatisiert verwaltet werden.

Bedarf gibt es bei vielen Firmen, denn Verträge werden in fast allen Abteilungen eingesetzt: 

• Einkauf
• Marketing
• Buchhaltung
• Legal
• Kongressorganisation
• Facility Management
• …

Dabei sind sehr unterschiedliche Arten von Verträgen betroffen, für die eine digitale Vertragsverwaltung gelten muss:

• Arbeitsverträge (für Angestellte, Freelancer oder auf Honorarbasis Beschäftigte)
• Geheimhaltungsverträge / NDAs
• Verkaufs- und Kauf-Verträge
• Miet- und Pacht-Verträge
• Liefer- und Leasing-Verträge
• Versicherungs-Verträge
• Wartungs- und Service-Verträge

Und fast jeder Mitarbeiter – vom Azubi zum Geschäftsführer – hat mit Verträgen zu tun. Nur selten gibt es eine gesamte Abteilung, bei der alle Fäden des Vertragsmanagements zusammenlaufen. 

Zudem sind die Anforderungen der Beteiligten sehr unterschiedlich. Der eine muss Fristen einhalten, der andere ist für die korrekte Ausformulierung zuständig und jemand muss das ganze ablegen.

In vielen Firmen, ob kleine, mittelständische oder Groß-Unternehmen ist das Vertragsmanagement eher unbeliebt. Es gilt als sehr pedantische, trockene Aufgabe, wenig spannend, dabei eher repetitiv und doch kompliziert. 

Sehen wir uns an, was die eigentlichen Anforderungen sind:

• Verträge müssen faktisch abgelegt werden, sei es physisch oder digital. Sie kommen per E-Mail, per Post in die Abteilungen oder werden inhouse erstellt. Jedes Unternehmen benötigt jedoch einen Ablauf, nachdem alle Verträge sortiert und aufbewahrt werden. 
• Bestimmte Personengruppen brauchen Zugriff auf die Dokumente. Zum Prüfen, zum Freigeben oder auch einfach, um gewisse Sachverhalte nachzuschauen. Im Idealfall sind diese Zugriffe online und eigenständig für die Personen möglich, je nach deren Berechtigung.  
• Andererseits müssen Verträge so geschützt aufbewahrt werden, dass nicht jeder sie lesen kann. 
• Die Finanzdaten aus Verträgen müssen verschiedenen Abteilungen zur Verfügung stehen: Das Controlling muss Budgets im Auge behalten, die Buchhaltungen die Zahlläufe. Und zum Beispiel ist es auch für eine Kongressabteilung wichtig, den Überblick zu bewahren, welche Honorare für eine Veranstaltung anfallen.
• Sollten sich Aufgaben aus Verträgen ergeben, müssen die entsprechenden Mitarbeiter informiert sein. 
• Schließlich ist es auch wichtig, Fristen für Kündigungen von Verträgen zu kennen und diese einzuhalten.

Um die Anforderungen an das Vertragsmanagement zu erfüllen, haben sich in den Unternehmen von jeher, aber besonders seit dem Fortschreiten der Digitalisierung, verschiedene Lösungswege herauskristallisiert. Bisher allerdings existiert noch keiner, der alle zufrieden gestellt hat. 

Vor der Einführung der Computer, des Internets und der Digitalisierung war alles vermeintlich einfach: Es gab die Vertragswerke nur in Papierform und sie wurden in physischen Ordnern abgelegt. Doch leider stand der Ordner oft am falschen Platzoder jemand hatte die Dokumente falsch einsortiert. Oder die gesamten Verträge wurden aus Sicherheitsgründen weggeschlossen.

Über die letzten Jahre haben sich teils sehr aufwändig programmierte elektronische Ablagestrukturen in den Firmen entwickelt, das bedeutet viel Personalaufwand. Das manuelle Verwalten und das Bewahren des Überblicks über Verträge, Laufzeiten und Fristen bindet viele Ressourcen. 

Weil die technische Umsetzung von individuellen Zugriffsrechten nicht einfach einzurichten ist, haben viele den leichtesten Weg gewählt: Nur eine Abteilung hat Zugriff – somit sind alle anderen Mitarbeiter*innen davon abhängig. 

Deshalb können sie oft Fristen nicht erkennen und einhalten. Auch hierzu haben sich wahrscheinlich so viele Auswege entwickelt, wie es Firmen gibt: eigene Tools zur Fristenwahrung, Excel-Listen oder komplizierte Terminverwaltungen mit den vorhandenen Softwaresystemen. 

Viele solcher Lösungen haben sich als fehleranfällig erwiesen. Was zu sehr hohen Kosten führt, wenn zum Beispiel ein Liefervertrag automatisch verlängert wird, auch wenn er für die aktuelle Situation nicht mehr optimal ist. 

Einen wichtigen Punkt haben viele Unternehmen zunächst nicht beachtet in der Umsetzung ihres individuellen Kontraktmanagements. Die Auswertung und Vergleichbarkeit von Verträgen ist für ein effizientes Controlling unbedingt notwendig. Ohne Übersicht und Nachvollziehbarkeit ist keine aktive Risikovermeidung und Rechtstreue, also Compliance möglich.

Mehr zu Compliance Regeln

Bisher haben wir hier erst über die Verwaltung bestehender Kontrakte gesprochen. Die Erstellung neuer Verträge ist natürlich ebenso betroffen: 

Eigentlich sollte das Aufsetzen neuer Kontrakte einfach und unkompliziert sein: Man nutzt die entsprechende Vorlage, tauscht Namen, Daten, Fristen und Preise aus - fertig.
Doch mangelnde zentrale Speicherorte führen dazu, dass unterschiedliche Versionen von Vorlagen (sollten diese überhaupt existieren und abgelegt sein) verwendet werden. Kopieren einzelner Paragraphen in neue Dokumente ist nicht nur sehr zeitaufwändig - es produziert auch fast immer Fehler. 

Die Rechtsabteilungen können aus personellen Gründen und weil sie oft einfach durch die vorhandenen Strukturen in den Firmen nicht informiert sind, Vertragsverhandlungen nicht sinnvoll begleiten. Das führt zu nachteiligen Abschlüssen für das Unternehmen und zu unnötigen Risiken.

Flowers ist Ihre Lösung für die oben beschriebenen Szenarien und Problemstellungen – unabhängig von Branche und Größe Ihres Unternehmens. Wir haben Verträge neu gedacht. Mit Flowers sind die Workflows rund um Ihre Verträge sicher und automatisiert. 

Schnell eingerichtet und flexibel einsetzbar

Flowers ist flexibel einsetzbar: Ihre Workflows sind bedingungslos und ohne Sonderkosten umsetzbar und Ihre Mitarbeiter werden unsere No-Code-Software nicht mehr missen wollen. Vor allem, weil sie nicht nur am Arbeitsplatz, sondern auch mobil über unsere Smartphone-App verfügbar ist. 

Verträge einfach im- und exportiert

Mit Flowers stehen Ihnen alle Wege offen: Importieren Sie Verträge automatisch per E-Mail oder von jedem Scanner oder Speicherort. Genauso einfach exportieren sie die Dokumente bei Bedarf. 

Dokumente jederzeit auffind- und einsehbar

Oldschool Ordnerstrukturen gehören der Vergangenheit an: Unsere innovative Matrix-Speicherung bietet sofortigen Zugriff auf die Verträge, inklusive Volltextsuche und automatischer Verknüpfung wichtiger Dateien. Damit sind alle Ihre Kontrakte - Lieferanten- und Mitarbeiterverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen etc. - mit Flowers sicher und logisch abgelegt. 

Berechtigungen und Verantwortlichkeiten sauber zugeordnet

Vorbei sind komplizierte, schwer verständliche Zugriffsstrukturen: Durch unsere zahlreichen Berechtigungen können Zugriffe flexibel getrennt werden. Aufgaben aus Vertragsbestandteilen werden automatisiert den korrekten Abteilungen oder Personen zugeordnet. Dabei stehen Ihnen eine Fristenverwaltung und ein Eskalationsmanagement zur Verfügung. 

Zahlen und Fristen im Überblick

Mit Flowers überblicken Sie Ihr Budget: Sie können den Verträgen beliebig Kostenstellen, Verantwortlichkeiten und Etats zuordnen. Die rechtzeitige Prüfung von Vertragsverlängerungen ist automatisiert, Sie verpassen keine Fristen mehr.

Geprüfte Vorlagen für alle Beteiligten

Lange und intransparente Vertragszyklen sind vorbei: Mit Vorlagen und dem von Ihnen bestimmbaren Einsatz von dynamischen Formularfeldern geben Sie den Mitarbeitern die Möglichkeit, Risiken für die Firma zu minimieren und sicher und zeitsparend zu arbeiten. Mit Flowers können rechtssichere Verträge in allen Abteilungen erstellt werden. 

Online rechtssicher unterzeichnet

Ausdrucke und Papierchaos lassen Sie hinter sich: Mit Flowers unterzeichnen Sie ab sofort Ihre Verträge rechtssicher online mit einer qualifizierten digitalen Signatur. 

Compliance im Griff 

Wir bieten maximale Sicherheit: ISO:27001 zertifizierte Server aus Deutschland, GoBD & DSGVO Konformität und ein revisionssicheres Dokumentenmanagement (DMS) sind inkludiert.

Flowers setzt somit Vertragsmanagement auf Auto-Pilot. Der Einsatz unserer Organisations-Management-Software ermöglicht es Unternehmen, rechtssicher und zeitsparend zu arbeiten. Dabei können alle vorhandenen Workflows abgebildet werden - im Handumdrehen ist Flowers im Einsatz und Verträge werden digital, online und automatisiert verwaltet. 

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