Dokumente sicher, digital und KI-gestützt verwalten
- Automatisches Auslesen mit KI, Metadaten und Volltextsuche - ablegen, verknüpfen, in Sekunden finden.
- Freigabe-Workflows, Aufgaben und Eskalationen für Rechnungen, Verträge, Bestellungen und Lieferscheine.
- Rollenbasierte Zugriffe, revisionssichere Ablage mit Versionierung und Audit-Trail (DSGVO/GoBD/ISO 27001-konform).
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Typische Probleme im Dokumentenmanagement
– und wie Flowers sie löst
Typische
Herausforderungen
Aufwändige Suche
Zeitverlust durch verstreute Ablagen, Dubletten und fehlende Metadaten.
Unklare Versionen
Nicht nachvollziehbar, welche Fassung gültig ist; Änderungen sind schwer nachzuverfolgen.
Langsame Freigaben
Medienbrüche und E-Mail-Schleifen verzögern Entscheidungen; Status ist unklar.
Compliance & Aufbewahrung
Fristen, Zugriffsrechte und Protokolle sind manuell und fehleranfällig.
E-Mail- und Scan-Ablagen
Wichtige Anhänge verbleiben in Postfächern; Scans sind nicht durchsuchbar.
Deshalb lieben
Nutzer Flowers
Sofort Auffindbar
KI-basiertes Auslesen, Volltextsuche und saubere Metadaten reduzieren Suchzeiten.
Versionssicherheit
Versionierung und Audit-Trail schaffen Transparenz.
Effiziente Freigaben
Rollenbasierte Workflows, Aufgaben und Eskalationen mit klarer Statusübersicht.
Rechtssichere Ablage
Revisionssichere Ablage und Audit-Logs erfüllen DSGVO- und GoBD-Vorgaben.
Strukturierte Eingangskanäle
E-Mail-Import, Scannen oder Upload mit automatischer Zuordnung zu Akten.
Contract Lifecycle Management
– von Erstellung über Umsetzung bis zur Beendigung.
Erstellung & Freigabe
Vertragsunterzeichnung
Fristenüberwachung
Rechnungen & Zahlungen
Archiv & Integration
Diese Funktionen helfen Unternehmen jeder Größe
Automatische Indizierung aller Daten
Wir indexieren automatisch alle Inhalte aus jedem Dokument, damit Sie alle Informationen jederzeit verfügbar haben. Mit der Volltextsuche finden Sie alle Daten in Sekundenschnelle.
Automatisches Aktivitätenprotokoll
Wo auch immer Sie Ihre Dokumente speichern, mithilfe des automatischen Aktivitätsprotokolls können Sie den aktuellsten Status jederzeit verfolgen.
Auto-Fill für Eingabefelder
Sparen Sie Zeit mit unserer automatischen Feldausfüllung durch KI- Datenextraktion und automatische Identifizierung von Freigebern, Kostenstellen, Projektnummern usw.
Kostenlose Archivierung für 10+ Jahre
Nie wieder Dokumente ausdrucken oder verlieren – und trotzdem den Überblick behalten, mit unserer revisionssicheren Archivierung und Cloud-Speicherung.
Import
Verträge, Konversationen, Rechnungen und andere Dokumente ganz einfach und automatisiert per E-Mail, Upload oder Scan in Flowers DMS importieren.
ISO 27001-zertifiziert
Alle unsere Server, Speicher, Netzwerke und Rechenzentren sind vollständig ISO 27001-zertifiziert mit Verschlüsselung der Daten, Speicherung in Deutschland und Datenhoheit.
Sofortige Freigaben
Erledigen Sie alle Freigaben mit nur 1-2 Klicks und mit geringstmöglichen Zeitaufwand. Genießen Sie die Gewissheit, dass alle Ihre Freigaben korrekt und vorschriftsmäßig sind.
Intuitive Oberfläche
Unsere Nutzeroberfläche ist für alle Anwender leicht zu verstehen und bedienen ist. Für unseren Workflow-Builder benötigen Sie daher auch keine Programmierkenntnisse!
All-in-One-Konto für mehrere Unternehmen
Stellen Sie eine Verbindung zu all Ihren Geschäftssystemen für verschiedene Unternehmen her. Ändern Sie flexibel Workflows, Zuständigkeiten und Regeln für jedes Unternehmen.
Strategisch erweiterbar
Flowers kann Sie bei weiteren Prozessen unterstützen, beispielsweise bei der digitalen Rechnungsfreigabe, Bestellanträgen sowie bei Flotten-, Inventar- und Geräteverwaltung.
Die Kosten im Blick
Behalten Sie jederzeit den vollen Überblick über Ihre Finanzen. Ordnen Sie Ihren Dokumenten beispielsweise Kostenstellen, Verantwortlichkeiten und Budgets zu.
Einhaltung aller Unternehmensrichtlinien
Flexibilität und Regelsteuerung ermöglichen jegliche Compliance-Anforderungen. Definieren Sie Revisions-Zeiträume, Pflichtfelder und Berechtigungen.
Unterstützung für Sie
Wir helfen Ihnen, Flowers entsprechend Ihren Anforderungen und Prozessen einzurichten. Dabei steht Ihnen ein dedizierter Ansprechpartner zur Verfügung: per Telefon, E-Mail oder persönlich.
Intelligentes DMS
Verbinden Sie Ihre Workflows mit allen relevanten Dokumenten und automatisieren Sie die Verwaltung – von Freigabeprozessen, über Vertragserstellungen, bis hin zu automatischen Erinnerungen an Verantwortliche.
Verantwortlichkeiten
Ordnen Sie Dokumente und zugehörige Aufgaben automatisiert bestimmten Personen zu, sodass alle Beteiligten immer auf dem neusten Stand sind, während der Zugriff für Außenstehende eingeschränkt ist.
Alles rund um Ihre Dokumente an einem Ort
Verwaltungsaufwand drastisch senken.
Erfassen
- Erfassung der Dokumente über verschiedene Eingangskanäle und Quellsysteme
- Workflows für die Digitalisierung papiergebundener Dokumente
- Künstliche Intelligenz extrahiert relevante Informationen und erstellt strukturierte, durchsuchbare Metadaten
- KI-gestützte Automatisierung des Posteingangs mit OCR-Lesung und automatischer Formularerkennung
Bearbeiten
- Automatische Weiterleitung an den richtigen Bearbeiter
- Start von Vorgängen direkt aus der Erfassung
- Mehrstufige Freigabeverfahren, Delegation und automatische Eskalationsmechanismen
- Automatische Versionierung und revisionssichere Archivierung nach GoBD
Archivieren
- Kostenlose Archivierung für über 10 Jahre
- Revisionssichere Archivierung und (flexible) Aufbewahrungsfristen gemäß GoBD
- EU-DSGVO-konformes Aufbewahren und Löschen
- Smarte Matrix-Ablage und Cloud-Speicherung statt Aktenschränke
Organisieren
- Intuitive Volltextsuche für schnelles Auffinden von Dokumenten und Informationen
- Strukturierte Informationen im Geschäftskontext durch elektronische Akten
- Verknüpfung von Dokumenten mit relevanten Informationen und Daten, wie Kreditoren oder Verträgen
- Kommentare und Notizen für bessere Zusammenarbeit und Suchergebnisse
So integrierbar ist Flowers
Gleichzeitig können Sie Ihre Systemlandschaft Schritt für Schritt mit Flowers modernisieren, verschlanken und effizienter gestalten.
Flowers kann noch mehr
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Wie können wir weiterhelfen?
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Häufig gestellte Fragen
Wie hilft Flowers, Risiken zu minimieren?
Durch automatisierte Fristenüberwachung, Erinnerungen und klare Audit-Trails vermeiden Sie Vertragsstrafen, vergessene Kündigungen oder Compliance-Verstöße.
Kann ich bestehende Verträge importieren?
Ja. Verträge können gesammelt über Upload oder Schnittstellen übernommen und automatisch indexiert werden.
Kann ich Dokumente, wie z.B. Verträge mit anderen Dokumenten verknüpfen?
Ja. Sie können Verträge mit Bestellungen, Rechnungen, Leistungsnachweisen oder Fotos (z. B. bei Mietobjekten) etc. verbinden.
Kann Flowers Verträge automatisch verlängern oder kündigen?
Ja. Sie können Regeln hinterlegen, sodass Verträge automatisch verlängert oder zur Kündigung markiert werden, wenn Fristen erreicht sind.
Wie funktioniert die Vertragsprüfung?
Über flexible Workflows können Verantwortliche automatisch eingebunden werden. Änderungen, Kommentare und Freigaben werden lückenlos im Audit-Trail dokumentiert.
Kann ich Verträge digital unterschreiben?
Ja. Flowers bietet eine integrierte Lösung für digitale Signaturen – rechtssicher, schnell und ohne Medienbruch.
Wie unterstützt Flowers beim Fristenmanagement?
Alle relevanten Fristen (z. B. Kündigungsstichtage, Verlängerungen) werden automatisch erfasst und rechtzeitig mit Erinnerungen angezeigt.
Welche Vertragstypen lassen sich mit Flowers verwalten?
Von Kunden- und Lieferantenverträgen über Mitarbeiter- und Freelancer-Verträge bis hin zu Miet-, Leasing-, Versicherungs- oder Wartungsverträgen. Auch NDAs und AV-Verträge nach DSGVO lassen sich abbilden.
Welche Vorteile bringt digitales Vertragsmanagement?
- Nie wieder Fristen verpassen
- Zeitersparnis bei Prüfung & Verwaltung
- Zentrale Ablage aller Vertragsdokumente
- Effiziente Workflows statt E-Mail- oder Excel-Chaos
- Rechtssicherheit durch GoBD- und DSGVO-Konformität
Was versteht man unter digitalem Vertragsmanagement mit Flowers?
Flowers bildet den gesamten Vertragslebenszyklus ab: vom Erstellen über die Prüfung, Freigabe und digitale Unterzeichnung bis hin zur Kündigung und revisionssicheren Archivierung.
Welche Kosten entstehen für die Nutzung von Flowers?
Flowers arbeitet mit einem volumenbasierten Preismodell: Sie zahlen nur für die tatsächlich freigegebenen Rechnungen. Dadurch vermeiden Sie unnötige Fixkosten und haben volle Kostenkontrolle.
Ist die Software für jedes Unternehmen geeignet?
Ja. Flowers ist sowohl für kleine und mittelständische Unternehmen als auch für Konzerne geeignet. Durch individuelle Freigaberegeln und flexible Preismodelle passt sich die Lösung exakt an Ihre Unternehmensgröße und Prozesse an.
Ist Flowers GoBD- und rechtssicher?
Ja. Alle Rechnungen, Verträge und andere Dokumente werden GoBD- und HGB-konform archiviert. Zusätzlich prüft eine integrierte KI jede Rechnung nach §14 UStG. Das sorgt für rechtliche Sicherheit und reduziert das Risiko von Fake-Rechnungen oder formellen Fehlern. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und ausschließlich in Deutschland gespeichert – nach höchsten Sicherheitsstandards.
Wie einfach ist die Bedienung für meine Mitarbeiter?
Flowers Software ist eine intuitive Plattform, die als Kompass für Ihre Prozesse dient. Wir stellen die einfache Bedienbarkeit durch eine benutzerfreundliche Oberfläche sicher und bieten individuelle Onboardings an.
Um eine hohe Akzeptanz zu gewährleisten, binden wir Ihre Mitarbeiter bereits beim Aufsetzen der Prozesse ein und bieten bei Bedarf individuelle Anwenderschulungen an.