3-Wege-Abgleich im Mittelstand: Definition, Nutzen, KPIs und Umsetzung mit Flowers

Was ist 3-Wege-Abgleich (3-Way-Matching)?

Kurzdefinition:

Der 3-Wege-Abgleich ist ein integrierter Prüfschritt im Procure-to-Pay-Prozess, bei dem Bestellung (PO), Wareneingang/Lieferschein (WE) und Lieferantenrechnung positionsgenau abgeglichen werden; nur bei Übereinstimmung wird die Zahlung freigegeben.

Kernprinzipien:

• Vollständigkeit: Wurde geliefert, was bestellt war? (Mengen/Artikel)
• Richtigkeit: Stimmen Konditionen/Preise, Umsatzsteuer, Skonto?
• Belegkette: Bestellung ↔ Wareneingang ↔ Rechnung → Freigabe/Zahlung

Abgrenzung:

• 2-Way-Matching: Rechnung vs. Bestellung (ohne WE)
• 4-Way-Matching: zzgl. Qualitätsprüfung/Abnahme (v. a. in Produktion/Projektgeschäft)

Typische Herausforderungen im deutschen Mittelstand (ohne großes ERP)

1. Medienbrüche & Inselwerkzeuge: PO in Excel, Lieferscheine als Papier/PDF, Rechnungen per E-Mail → Suche & manueller Abgleich kosten Zeit und Nerven.
2. Abweichungsmanagement per E-Mail: Mengen-/Preis-Differenzen werden ad hoc geklärt; fehlende Transparenz, lange Durchlaufzeiten.
3. Dubletten & Fehlzahlungen: Ohne strukturierte Prüfpfade steigt das Risiko von Doppelzahlungen oder falschen Kontierungen.
4. Skonto-Verlust & Mahngebühren: Langsame Rechnungsfreigaben kosten bares Geld.
5. Unklare Verantwortlichkeiten: Einkauf, Lager/Wareneingang und Buchhaltung arbeiten in Silos – kein gemeinsamer Status.
6. Keine KPI-Transparenz: Performance und Risiken (z. B. Abweichungsquote) bleiben unsichtbar; Verbesserungen schwer belegbar.
7. Skalierungsprobleme: Steigendes Belegvolumen führt zu Überlastung und Fehlern, wenn der Prozess manuell bleibt.

Was ein sauberer 3-Wege-Abgleich bewirkt

• Sichere Zahlungen: Nur berechtigte und korrekte Rechnungen werden bezahlt.
• Kürzere Durchlaufzeiten: Automatisierung und klare Zuständigkeiten beschleunigen Prüfungen & Freigaben.
• Skonto nutzen, Mahngebühren vermeiden: Verlässliche Termine durch prozessuale Disziplin.
• Weniger Ausnahmen: Bessere Stammdaten & Toleranzen reduzieren Klärfälle.
• Transparenz & Audit-Trail: Lückenlose Nachvollziehbarkeit für GoBD/Revision.
• Skalierbarkeit: Mehr Volumen ohne lineares Personalwachstum.

Praxis-Tipp: KPIs vor und nach Prozessverbesserungen messen (Baseline vs. Zielbild) und regelmäßig als Management-Dashboard bereitstellen.

Welche Dokumente sind involviert?

• Bestellung (PO): Artikel/Leistung, Menge, Preis, Liefer-/Zahlungsbedingungen, PO-Nummer
• Wareneingang (WE/Lieferschein): tatsächlich gelieferte Menge, Datum, ggf. Qualität/Abweichungen, Lieferscheinnummer
• Lieferantenrechnung: Rechnungsnummer, Datum, Positionen/Mengen/Preise, USt., Zahlungsziel, PO-Referenz

Matching-Logik (vereinfachtes Schema):

1. Rechnung → PO finden (PO-Nummer/Positionsreferenzen)
2. PO-Position vs. WE-Position (Menge/Einheit)
3. PO-Preis vs. Rechnungs-Preis (inkl. Rabatte/Skonto/Toleranz)
4. Falls abweichend → Ausnahme-Workflow (Klärung, Gutschrift, Korrektur)
5. Falls ok → Freigabe & Zahlung

Rollen & Verantwortlichkeiten

• Einkauf: erstellt/verhandelt PO, pflegt Preise/Konditionen, Klärpunkt bei Abweichungen.
• Wareneingang/Lager: dokumentiert WE, Mengen/Qualität, macht Abweichungen sichtbar.
• Kreditorenbuchhaltung (AP): prüft Rechnung, führt Matching & Kontierung durch, zahlt nur bei Freigabe.
• Fachbereich/Anforderer: bestätigt Leistung/Service (v. a. bei Dienstleistungen/4-Way-Matching).
• Finanzleitung/Controlling/Revision: setzt Richtlinien/Toleranzen, monitort KPIs & Compliance.

Umsetzung unabhängig vom System: pragmatisch, robust, skalierbar

Bausteine für KMU:

• Einheitliche Identifikatoren: Pflichtfeld PO-Nummer beim Lieferanten (auf Rechnung & Lieferschein).
• Standardisierte Workflows: Klare Schritte (Erfassen → Prüfen → Freigeben) mit Eskalationen.
• Toleranzgrenzen: z. B. ± 2 % Preis, ± 1 % Menge (pro Lieferant/Warengruppe konfigurierbar).
• Stammdatenqualität: Lieferanten-, Artikel-, Konten- und Kostenstellenstammdaten aktuell halten.
• Digitale Belegkette: Alle Belege verknüpft und durchsuchbar (kein Suchen in Ordnern).
• Ausnahmen zuerst: Automatisch alles matchen, was matcht; nur Abweichungen manuell klären.

3-Wege-Abgleich mit Flowers Software

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Flexibles Datenmodell & Verknüpfungen

• Listen (Datenbanken) sind frei modellierbar; Felder wie Datum, Nummer, Upload, Dropdown, Object-Connect usw. stehen standardmäßig bereit.
• Object-Connect verknüpft Objekte zwischen Listen (z. B. Bestellung ↔ Wareneingang ↔ Rechnung) – inkl. Übergaben in Prozesse.
• Typische Felder für den Abgleich sind bereits vorhanden: Liefer-/Leistungsdatum in der Rechnungsfreigabe, Bestell- bzw. Auftragsnummer in Workflows/Buchungen.

Funktionslogik 3-Wege-Abgleich in Flowers

• Identifikation der Rechnung: Kreditor, Bestell-/Auftragsnummer, ggf. Lieferscheinnummer/Positionsreferenzen.
• Buchungsvorlage: führt u. a. „(95) Auftragsnummer“ und Belegnummer, Konto, Gegenkonto, Kostenstelle.
• Automatisches Matching:
  
  • Rechnung → passende PO (per Nummer/Referenz)
  • Positions-Matching: Menge/Einheit, Preis/Skonto, Steuerlogik
  • Toleranzprüfung: vordefinierte Schwellenwerte pro Lieferant/Warengruppe
• Ausnahme-Routen: Bei Abweichungen Auto-Weiterleitung an Einkauf/Wareneingang; Notizen, Korrekturbelege, Gutschriften.
• Freigabe & Audit-Trail: Mehrstufige Rechnungsfreigabe mit Rollen, Protokollierung, Volltextsuche, Dokumenten-Uploads.
• DATEV/Lexware/Microsoft Dynamics-freundlich: Export/Übergabe an FiBu; saubere Kontierung/Kostenstelle/Steuerkennzeichen.

Beispiel-Workflow (End-to-End)

1. Bedarf → Bestellung (PO): Artikel/Service auswählen, Menge/Preis, Genehmigung; PO-Nummer wird erzeugt.
2. Wareneingang (WE): Lieferschein erfassen (Upload/Foto), Menge prüfen; WE mit PO verknüpfen (Object-Connect).
3. Rechnungseingang: E-Mail-PDF importieren/hochladen; Auto-Erkennung von Kreditor/PO-Referenz.
4. Matching & Toleranzen: Mengen/Preise/Steuer prüfen; FTM wenn grün → Rechnungsfreigabe.
5. Ausnahmen: Automatische Abweichungs-Tickets (Einkauf/Lager); Chat/Notiz, Korrektur anfordern, Gutschrift abwarten.
6. Zahlung & Buchung: Export zu DATEV/Lexware/Dynamics; Belegkette bleibt in Flowers nachvollziehbar.

Warum Flowers für den Mittelstand passt

• Schnell startklar: vordefinierte Rechnungsfreigabe & P2P-Bausteine, kein ERP-Großprojekt nötig.
• Modellierbar statt monolithisch: Prozess, Felder, Regeln ohne Programmierung anpassbar.
• Skalierbar: Von manuell+kontrolliert bis hoher Automationsgrad – je nach Volumen/Maturität.
• Transparenz out-of-the-box: Filter, Suchen, KPI-Widgets und vollständiger Audit-Trail.

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