Monatsabschluss trotz fehlender Rechnung: So geht’s

Das Wichtigste zuerst

• Fehlende Rechnungen blockieren den Monatsabschluss nicht, wenn Sie den richtigen Prozess kennen: Belegsuche dokumentieren, Rückstellung bilden, Ersatzbeleg erstellen.
• GoBD verlangt Nachvollziehbarkeit, nicht Perfektion. Entscheidend ist, dass Sie jeden Schritt protokollieren: Was wurde gesucht? Wann? Mit welchem Ergebnis?
• Eigenbelege ersetzen keine Rechnung, aber sie machen eine betriebliche Ausgabe steuerlich geltend. Vorsteuerabzug ist damit allerdings ausgeschlossen (§15 UStG).
• Der Artikel liefert eine 5-Schritte-Anleitung, die Sie direkt auf Ihren nächsten Monatsabschluss anwenden können.

Warum fehlende Rechnungen den Abschluss gefährden

Der Grundsatz der Periodenabgrenzung verlangt, dass Aufwendungen dem Geschäftsjahr zugeordnet werden, in dem sie wirtschaftlich entstanden sind. Nicht dem Zeitraum, in dem die Rechnung eintrifft.

Konkret: Wenn im März eine Dienstleistung erbracht wurde, gehört der Aufwand in den März. Auch wenn die Rechnung erst im Mai kommt.

Ignorieren Sie fehlende Rechnungen beim Monatsabschluss, passiert Folgendes: Die GuV zeigt zu niedrige Aufwendungen. Die Verbindlichkeiten sind unterbewertet. Die Monatsberichte an die Geschäftsführung zeichnen ein zu optimistisches Bild. Und bei einer Betriebsprüfung fehlt die Nachvollziehbarkeit.

Die Lösung ist nicht, auf jede Rechnung zu warten. Die Lösung ist ein klarer Prozess für den Umgang mit Rechnungen, die zum Stichtag noch nicht vorliegen.

Schritt 1: Systematische Belegsuche dokumentieren

Bevor Sie eine Rückstellung bilden oder einen Ersatzbeleg erstellen, müssen Sie nachweisen, dass Sie die fehlende Rechnung aktiv gesucht haben. Das klingt banal. Ist es aber nicht, denn die GoBD verlangt Nachvollziehbarkeit.

So gehen Sie vor:

Prüfen Sie den Rechnungseingang: zentrales E-Mail-Postfach, Posteingang, Upload-Ordner in Ihrem Rechnungsmanagement-System. Kontaktieren Sie den Lieferanten schriftlich (E-Mail genügt) und bitten Sie um erneute Zusendung. Notieren Sie Datum, Ansprechpartner und Ergebnis der Nachfrage. Fragen Sie intern: Liegt die Rechnung bei einer anderen Abteilung? Beim Einkauf? Beim Projektleiter?

Wichtig: Halten Sie die Belegsuche schriftlich fest. Eine kurze Notiz im System oder eine gespeicherte E-Mail reicht. Entscheidend ist, dass Sie bei einer Prüfung zeigen können: Wir haben gesucht. Am [Datum]. Mit diesem Ergebnis.

In einem digitalen Rechnungsmanagement läuft dieser Schritt automatisch: Das System erkennt offene Bestellungen ohne zugehörige Rechnung und löst Erinnerungen aus.

Schritt 2: Rückstellung bilden

Wenn die Rechnung nach der Belegsuche weiterhin fehlt, bilden Sie eine Rückstellung. Die Rechtsgrundlage: Für bis zum Abschlussstichtag empfangene Lieferungen und Leistungen, für die noch keine Rechnung vorliegt, ist handelsrechtlich eine Rückstellung zu bilden (§249 Abs. 1 HGB).

Wie schätzen Sie den Betrag?

Nutzen Sie die Bestellung oder den Auftrag als Grundlage. Liegt ein Angebot vor, nehmen Sie den dort genannten Betrag. Bei wiederkehrenden Leistungen (Miete, Wartung, Dienstleistungsverträge) orientieren Sie sich am Vormonatswert. Berücksichtigen Sie die Umsatzsteuer: Rückstellungen werden grundsätzlich netto gebildet, die Vorsteuer wird erst bei Rechnungseingang geltend gemacht.

Der Buchungssatz (Beispiel SKR03): Aufwandskonto (z.B. 4900 Sonstige betriebliche Aufwendungen) an 0970 Sonstige Rückstellungen.

Beim Monatsabschluss wird die Rückstellung periodengerecht gebildet. Sobald die Rechnung eintrifft, lösen Sie die Rückstellung auf und buchen die tatsächliche Verbindlichkeit.

Schritt 3: Ersatzbeleg erstellen (wenn nötig)

Ein Ersatzbeleg (auch Eigenbeleg) kommt dann zum Einsatz, wenn absehbar ist, dass die Originalrechnung nicht mehr beschafft werden kann. Das ist die Ausnahme, nicht die Regel.

Typische Fälle: Der Lieferant existiert nicht mehr oder reagiert nicht. Der Beleg wurde unwiederbringlich verloren. Die Leistung wurde bar bezahlt und keine Quittung ausgestellt (z.B. Parkgebühren, Trinkgeld).

Pflichtangaben auf dem Ersatzbeleg:

Name und Anschrift des Ausstellers (Ihr Unternehmen). Name des Zahlungsempfängers (soweit bekannt). Datum der Zahlung. Betrag. Grund der Ausgabe. Grund für das Fehlen des Originalbelegs. Unterschrift der verantwortlichen Person.

Achtung: Ein Ersatzbeleg berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug (§14, §15 UStG). Die Umsatzsteuer kann ohne ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Vorsteuer nicht geltend gemacht werden. Der Gesamtbetrag ist als Betriebsausgabe abzugsfähig, die Vorsteuer jedoch nicht.

Je mehr Eigenbelege in Ihrer Buchhaltung auftauchen, desto höher die Aufmerksamkeit des Finanzamts bei einer Prüfung. Eigenbelege sind Notlösungen, keine Dauerstrategie.

Schritt 4: Alles revisionssicher ablegen

GoBD-Konformität bedeutet: Jeder Geschäftsvorfall muss nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst und aufbewahrt werden. Das gilt auch für den Prozess rund um fehlende Rechnungen.

Was muss archiviert werden:

Die Dokumentation der Belegsuche (E-Mails, Notizen, System-Logs). Die Rückstellungsbuchung mit Begründung und Schätzungsgrundlage. Der Ersatzbeleg (falls erstellt). Die später eintreffende Originalrechnung. Die Auflösungsbuchung der Rückstellung.

Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre für Buchungsbelege (§147 AO), also auch für Eigenbelege und die dazugehörige Dokumentation.

In einem digitalen Rechnungsmanagement-System werden diese Dokumente automatisch verknüpft: Bestellung, Belegsuche, Rückstellung, Ersatzbeleg und spätere Rechnung bilden eine zusammenhängende Akte. Bei einer Betriebsprüfung zeigen Sie den gesamten Vorgang in einer Ansicht.

Wer das manuell macht (Ordnerstruktur, Excel-Tracker, E-Mail-Ordner), riskiert Lücken. Nicht aus böser Absicht, sondern weil der 15. fehlende Beleg im Monatsabschluss-Stress eben doch nicht sauber dokumentiert wird.

Schritt 5: Nachbuchen bei Rechnungseingang

Wenn die Rechnung später eintrifft, lösen Sie die Rückstellung auf und buchen die tatsächliche Verbindlichkeit. Differenzen zwischen geschätzter Rückstellung und Rechnungsbetrag werden erfolgswirksam erfasst.

Der Buchungssatz (Beispiel SKR03): 0970 Sonstige Rückstellungen an 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Gleichzeitig buchen Sie die Vorsteuer: 1576 Abziehbare Vorsteuer 19% an 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen.

Wenn die Rechnung höher ausfällt als die Rückstellung, buchen Sie die Differenz als zusätzlichen Aufwand. Ist sie niedriger, entsteht ein außerordentlicher Ertrag durch die Auflösung.

Wichtig für die Praxis: Prüfen Sie monatlich die offenen Rückstellungen. Rückstellungen, die nach 3 Monaten noch offen sind, deuten auf ein systematisches Problem hin: Lieferanten, die keine Rechnungen senden, Bestellungen ohne klare Abrechnungsvereinbarung oder interne Prozesse, die den Rechnungseingang verzögern.

Der eigentliche Hebel: Fehlende Rechnungen verhindern

Die 5 Schritte oben lösen das Problem im Moment. Aber die bessere Frage lautet: Warum fehlen die Rechnungen überhaupt?

Die häufigsten Ursachen in der Praxis:

Kein zentraler Rechnungseingang. Rechnungen landen in persönlichen E-Mail-Postfächern, auf dem Schreibtisch der Assistenz oder im Briefkasten der Zweigstelle. Ergebnis: Die Buchhaltung weiß nicht, was fehlt, weil sie nicht weiß, was kommen sollte.

Keine Verknüpfung von Bestellung und Rechnung. Ohne einen systematischen Abgleich (3-Wege-Matching: Bestellung, Lieferschein, Rechnung) fällt erst beim Monatsabschluss auf, dass eine Rechnung fehlt.

Kein Mahnprozess für ausstehende Lieferantenrechnungen. Die meisten Unternehmen mahnen offene Forderungen. Aber die wenigsten mahnen fehlende Eingangsrechnungen bei ihren Lieferanten an. Dabei ist das der einfachste Hebel.

Fehlende Fristen im Vertrag. Wenn Verträge keine Rechnungsstellungsfrist enthalten, gibt es keinen Hebel, beim Lieferanten nachzufassen.

Ein digitales Rechnungsmanagement löst diese Probleme strukturell: Zentraler Rechnungseingang, automatischer Abgleich mit offenen Bestellungen, automatische Erinnerungen an Lieferanten und eine Übersicht über alle Bestellungen ohne zugehörige Rechnung. Das Ergebnis: Fehlende Rechnungen werden nicht am Monatsende entdeckt, sondern in Echtzeit.

Fazit: Der Prozess ist wichtiger als der Beleg

Fehlende Rechnungen sind ärgerlich. Aber sie sind kein Grund, den Monatsabschluss zu verzögern oder unsauber zu arbeiten.

Der entscheidende Punkt: Nicht der fehlende Beleg ist das Problem. Das Problem ist ein fehlender Prozess für fehlende Belege.

Wenn Ihr Finanzteam die 5 Schritte (Belegsuche dokumentieren, Rückstellung bilden, Ersatzbeleg erstellen, revisionssicher ablegen, Nachbuchen bei Rechnungseingang) als festen Ablauf etabliert, wird der Monatsabschluss ohne Rechnung zum Standardfall statt zur Krise.

Und wenn Sie diesen Prozess nicht manuell per E-Mail und Excel-Tracker steuern möchten: Ein digitales Rechnungsmanagement automatisiert die Belegsuche, erinnert Lieferanten an offene Rechnungen, bildet Rückstellungen ab und archiviert jeden Schritt GoBD-konform. Ohne dass jemand daran denken muss.

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