E-Rechnungspflicht 2025-2028: Was der Mittelstand jetzt tun muss

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E-Rechnungspflicht: Was der Mittelstand jetzt wissen muss

20.05.2026

7 Minuten

Lesedauer

Das Wichtigste zuerst:

Seit 1. Januar 2025 muessen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen koennen.
Ab 2027 wird die Sendepflicht fuer Unternehmen mit ueber 800.000 EUR Jahresumsatz aktiv.
Ab 2028 gilt die Sendepflicht fuer alle - ohne Ausnahme.
Akzeptierte Formate: XRechnung und ZUGFeRD. Eine PDF per E-Mail zaehlt nicht.
Wer sein System nicht vorbereitet hat, hat bereits ein Problem.

Die erste Frist ist vorbei - und viele haben es nicht gemerkt

Seit Anfang 2025 gilt in Deutschland die Empfangspflicht fuer elektronische Rechnungen im B2B-Geschaeft. Das Wachstumschancengesetz hat das geregelt. Klingt abstrakt. Ist es nicht.

Konkret bedeutet das: Wenn Ihnen ein Geschaeftspartner eine E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format schickt, muessen Sie diese annehmen und verarbeiten koennen. Nicht irgendwann. Jetzt.

Die Realitaet in vielen mittelstaendischen Unternehmen sieht anders aus. Die Buchhaltung bekommt PDFs per E-Mail, druckt sie teilweise noch aus, tippt die Daten manuell ins System.

Und die naechste Frist kommt schneller, als die meisten denken.

Der Zeitplan: Drei Stufen, keine Ausnahmen

Stufe 1 - seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen koennen.

Stufe 2 - ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Jahresumsatz muessen E-Rechnungen aktiv versenden.

Stufe 3 - ab 1. Januar 2028: Die Sendepflicht gilt fuer alle Unternehmen.

XRechnung und ZUGFeRD: Zwei Formate, ein Ziel

XRechnung ist ein reines XML-Format.

ZUGFeRD geht einen anderen Weg. Ein hybrides Format: sichtbares PDF fuer den Menschen, eingebettetes XML fuer die Maschine.

Beide Formate erfuellen die europaeische Norm EN 16931.

Was das fuer den Mittelstand konkret bedeutet

Die organisatorische Seite ist der eigentliche Stellhebel.

Die E-Rechnungspflicht ist im Kern ein Anlass, den gesamten Rechnungsprozess zu hinterfragen.

Die Frage ist nicht ob - sondern wie schnell

Die E-Rechnungspflicht kommt nicht vielleicht. Sie ist da.

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