In nur 5 Schritten zum Erfolg: so implementieren Sie einen Workflow für den Rechnungseingang

Einleitung

Effiziente und optimierte Arbeitsabläufe sind entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens – darunter auch die Verwaltung und Abwicklung des Rechnungseingangs. Die Implementierung eines effizienten Workflows für den Rechnungseingang bringt etliche Vorteile mit sich, unter anderem die Einsparung von Kosten und Zeit. In diesem Blogbeitrag werden wir die Bedeutung des Rechnungseingangs-Workflows erläutern, warum die Digitalisierung in diesem Bereich häufig noch nicht weit fortgeschritten ist und wie Sie Schritt für Schritt in Ihrem Unternehmen einen effizienten Workflow für den Rechnungseingang implementieren können.

Der Workflow zum Rechnungseingang

Ein Rechnungseingang-Workflow bezieht sich auf den Prozess, der beim Empfang einer Rechnung in einem Unternehmen oder einer Organisation stattfindet. Dies umfasst mehrere Schritte, die dazu beitragen, die eingehende Rechnung korrekt zu verarbeiten, zu prüfen und schließlich zu bezahlen. Ein effizienter Workflow für den Bereich Rechnungseingang kann dazu beitragen, Fehler zu reduzieren, die Bearbeitungszeit zu verkürzen und Kosten zu sparen.  Durch den Einsatz von Software kann der gesamte Prozess von Rechnungseingang bis -freigabe effizienter und transparenter gestaltet werden.

Unternehmen, die Flowers-Software für die Automatisierung ihrer Arbeitsabläufe nutzen berichten bereits nach kurzer Zeit von enormen Zeiteinsparungen und Effizienzsteigerungen.

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Bedenken bezüglich eines Workflows zum Rechnungseingang – das sagt die Studie

Laut der Bitkom-Studie Digital Office 2020* nutzen zwar 96% der befragten Unternehmen in Deutschland digitale Technologien, aber dennoch setzen 35% der Firmen weiterhin ausschließlich auf Papierrechnungen. Die größten, in der Studie genannten Herausforderungen bei der Implementierung von digitalen Technologien sind Datenschutzbedenken (60%), IT-Sicherheit (59%) und fehlendes Fachwissen (55%). Weiter werden rechtliche Unsicherheiten (40%), mangelnde interne Ressourcen (38%) und hohe Investitionskosten (36%) als Schwierigkeiten bei der Einführung von Automatisierungen betrachtet.

Neuerungen und Veränderungen können auf den ersten Blick oft beängstigend wirken. Daher sollten Bedenken ernst genommen und eventuelle, befürchtete Herausforderungen im Voraus besprochen werden.

Mit Flowers-Software müssen Sie sich keine Sorgen mehr machen:

Sie sichern sich so nicht nur einen kompetenten und professionellen Anbieter für Ihre Workflows, sondern auch einen Ansprechpartner, der Ihnen stets zur Seite steht. Zusätzlich dazu garantiert Flowers die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und die Gewährleistung der Datensicherheit. Durch die revisionssichere Archivierung von Rechnungen und die lückenlose Dokumentation des Freigabeprozesses können Unternehmen Compliance-Anforderungen problemlos erfüllen. Die Softwarelösungen von Flowers-Software sind konform mit aktuellen Datenschutzbestimmungen, sodass Unternehmen sicher sein können, dass ihre Daten geschützt und vertraulich behandelt werden.

Wir bieten Ihnen an, unsere Software kostenlos zu testen und mit einem unserer Experten über Ihre Anforderungen und Wünsche zu sprechen.

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5 simple Schritte zum Erfolg

Bevor Sie einen Workflow für den Rechnungseingang erstellen können, müssen Sie sich für eine Software-Lösung entscheiden. Flowers bietet Ihnen die ideale Antwort: den einzigen Workflow Builder, der Sie durch jeden Arbeitsablauf führt.

Im Gegensatz zu anderen Workflow-Tools erstellt Flowers nicht nur Vorlagen, sondern baut anpassungsfähige Prozesse nach Ihren Wünschen, wird zu Ihrem Guide, Controller und 360-Grad-Fenster in jeden einzelnen Arbeitsablauf von Anfang bis Ende.

So einfach geht’s: Wir helfen Ihnen, Ihre Prozesse in Flowers abzubilden und schulen Sie in der Verwendung der Software und der Einrichtung weiterer Workflows. Dabei steht Ihnen ein dedizierter Ansprechpartner jederzeit zur Vefügung: per Telefon, E-Mail oder persönlich.

Dies sind die 5 einfachen Schritte zur Implementierung Ihres Rechnungseingangs-Workflows:

1. Der aktuelle Rechnungsprozess: Analysieren Sie zunächst den bisherigen Arbeitsablauf für Eingangsrechnungen. Entscheidende Punkte, die hierbei beachtet werden sollten, sind unter anderem:

• Formen des Rechnungseingangs: Wie gehen Rechnungen bei Ihrem Unternehmen ein (z.B. digital / analog; per E-Mail oder Post)?
• Verantwortliche Mitarbeiter im Rechnungsprozess: Welche Personen sind für die verschiedenen Vorgänge, wie die Verteilung oder Freigabe der Rechnungen, zuständig?
• Aktuelle Schritte: Welche Stationen durchläuft eine Eingangsrechnung im momentanen Ablauf? Beispiele hierfür sind der Eingang, die Kontrolle und Erfassung, ggfs. die Weiterleitung an andere Abteilungen, die Freigabe und abschließend die Zahlung und Archivierung.
• Freigabe: gibt es unterschiedliche Freigabestufen (z.B. je nach Höhe des Betrags)?
• Sonderfälle: wer vertritt im Falle von Krankheit oder Urlaub? Was geschieht mit fehlerhaften Rechnungen?

2. Die Visualisierung mithilfe des Workflow-Builders: Flowers erstellt eine elegante lineare Darstellung Ihrer Arbeitsschritte, einschließlich aller gewünschten Ablaufverzweigungen, Sprünge und Schleifen. Man braucht keine Programmierkenntnisse, um Workflows in Flowers einzurichten. Sagen Sie unserem Workflow Builder einfach, was Sie tun möchten, und er erledigt für Sie all die komplexen Dinge!
3. Bestimmen der Verantwortlichen: Jedem Prozess wird ein Owner zugewiesen, der entscheidet, welche Teams, Einzelpersonen oder externen Benutzer zum Ablauf des Workflows beitragen dürfen. Ihre Mitwirkenden können die Berechtigungen für andere entsprechend ihren geschäftlichen Rollen und Verantwortlichkeiten ändern. Sogar Vertretungen können automatisch zugewiesen werden, zum Beispiel für Urlaubszeiten oder unerwartete Krankheitsausfälle.
4. Integration in bestehende Systeme: Mit mehr als 5.200 Systemschnittstellen und Konnektoren können wir uns in jedes Ihrer Geschäftsinformationssysteme integrieren. Wir automatisieren den Abruf von Daten aus E-Mail-Systemen, ERP-Systemen, CRM-Systemen, PM-Tools, Cloud-Speichern und vielem mehr.
5. Automatisierungen: Alles was (sinnvoll) möglich ist, kann jetzt automatisiert werden. Darunter fallen etwa die Erfassung und Validierung von Rechnungen oder Eskalationspfade bei fehlerhaften Angaben.

Geschafft! Wechseln Sie nun in den "Arbeitsmodus" und lassen Sie Flowers fortan die aktive und regelkonforme Führung der Workflows übernehmen!

Klingt einfach? Ist es auch! Hier erfahren Sie mehr darüber, wie Flowers Ihren Rechnungseingang digitalisieren kann:

Digitale Rechnungen mit Flowers

Fazit

Die Implementierung eines effizienten Workflows für den Rechnungseingang kann Unternehmen dabei helfen, Zeit und Geld zu sparen, Fehler zu reduzieren und den gesamten Verarbeitungsprozess zu optimieren. Um Herausforderungen und Bedenken beiseite schaffen zu können, sollte bei der Wahl einer Software darauf geachtet werden, dass verschiedene Ansprüche, wie gesetzliche  Anforderungen oder Datensicherheit, erfüllt werden können. Flowers bietet mit einem Workflow-Builder hierfür eine ideale Lösung und lässt sich in wenigen Schritten implementieren. So können Sie sicherstellen, dass auch Ihr Unternehmen von den Vorteilen eines optimierten Rechnungseingangs-Workflows profitiert.

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