Bestellungen automatisch erfassen. Ohne Abtippen, ohne Training.
Jede Bestellung wird abgetippt. Jeden Tag.
PDF-Bestellungen, E-Mail-Texte, CSV-Dateien und Papier landen im Innendienst. Dort werden Artikelnummern, Mengen und Preise manuell ins ERP übertragen. Genau dort entstehen die Fehler, die später als Reklamation, Preisdifferenz oder Vertragsrisiko zurückkommen.
Minuten pro Auftrag
Der Innendienst tippt, statt Kunden zu betreuen. Bei jedem einzelnen Auftrag.
Tippfehler werden Klärfälle
Falsche Artikelnummern, Mengen oder Preise werden erst sichtbar, wenn der Kunde nachfragt.
Schweigen wird teuer
Abweichende Preise und Konditionen dürfen nicht stillschweigend durchlaufen.
Mehr Personal löst das nicht. Die KOFA-Auswertung vom Februar 2026 zählt 281.532 fehlende Fachkräfte in kleinen und mittleren Unternehmen. Die Stellen sind schlicht nicht besetzbar.
So funktioniert die automatische Auftragserfassung
Zwei Schritte. Kein Abtippen, kein Anlernen, keine Blackbox.
1. Flowers liest die Bestellung so, wie sie ankommt.
Eine Bestellung geht per E-Mail ein. Flowers legt den Workflow automatisch an und liest Kopfdaten und Artikelzeilen aus: zuerst 1:1 so, wie sie auf der Bestellung stehen, daneben das Matching auf Ihren eigenen Artikelstamm.
2. Flowers prüft und bestätigt mit Ihren Daten.
Preise kommen aus dem Artikelstamm, Zahlungsbedingungen aus dem Debitor. Danach laufen die automatischen Abgleiche.
Die Auftragsbestätigung wird als Dokument erzeugt. Sie bestätigt Ihre Stammdaten-Werte, nicht die abweichenden Kundenwerte. Dann geht sie automatisch per E-Mail an den Absender zurück.
Die 7 Stationen im Workflow
- E-Mail-Eingang: Workflow entsteht automatisch
- OCR + hauseigene KI lesen Kopfdaten und Positionen aus
- Kombinationsfeld: Bestellwerte 1:1 wie gedruckt
- Matching auf den eigenen Artikelstamm
- Automatische Abgleiche gegen Preise und Konditionen
- Auftragsbestätigung als Dokument erzeugt
- Automatischer Rückversand per E-Mail an den Absender
OCR allein ist nicht der Wert
- Keine Trainingsphase: Flowers arbeitet ab Tag 1 mit Ihren eigenen Bestellungen.
- OCR liest. Die hauseigene KI versteht Positionen. Feste Regeln prüfen gegen Stammdaten.
- Abweichende Preise, Einheiten und Zahlungsbedingungen werden markiert, nicht übernommen.
- Die Auftragsbestätigung bestätigt Ihre Werte und geht automatisch an den Kunden zurück.
Erfassen ist die Pflicht. Prüfen ist der Wert.
7 Abgleiche laufen automatisch bei jeder Bestellung. Weicht ein Wert ab, wird er markiert und geklärt, nicht stillschweigend übernommen.
- Zahlungsbedingungen aus dem Debitor
- Mengeneinheiten aus dem Artikelstamm
- Verfügbarkeit vor der Bestätigung
- Preise inklusive debitorspezifischer Preislisten
- Mengenrabatte und Staffelpreise
- Saisonale Preise mit Gültigkeitsdatum
- Rahmenvertragsdaten: Konditionen, Laufzeiten, Mengen
Sehen Sie Ihre Erkennungsrate vor dem Kauf
30 Minuten, Ihre eigenen Bestellungen, live ausgelesen. Kein Pilotprojekt nötig.
Demo mit eigenen Bestellungen vereinbarenBestellannahme in jedem Format.
Papier, PDF-Bestellformulare, CSV-Dateien, E-Mail-Bestellungen: Flowers verarbeitet jede Bestellung, egal wie Ihre Kunden bestellen. Niemand muss sein Bestellverhalten ändern.
EDI bleibt dort, wo es sich lohnt. Flowers übernimmt die Bestellungen, für die sich EDI nie rechnen wird.
Der Einstieg ist klein, die Plattform wächst mit: vom einfachen Bestelleingang bis zur komplexen Auftragsverarbeitung im Konzern.
Ihr ERP bleibt.
Flowers liefert geprüfte Datensätze live über API und Webhooks oder als konfigurierbaren Export.
- DATEV
- SAP
- SAP Business One
- Sage 100/50
- Microsoft Dynamics 365 Business Central
- Microsoft Dynamics NAV (Navision)
- Oracle NetSuite
- proALPHA
- abas
- weclapp
- Infor
- Lexware
- Diamant
- BRZ
- Nevaris
- X-House
- Domus
0 Tage Trainingsphase. Marktüblich sind 3 bis 12 Monate.
Flowers: produktiv ab Tag 1
Keine Anlernphase. Die KI ist auf Geschäftsdokumente vortrainiert und arbeitet ab der ersten Bestellung mit Ihren eigenen Dokumenten, nicht mit Templates.
Marktüblich: 3 bis 12 Monate Anlernphase
Unabhängige Berichte und Anbieterangaben dokumentieren wochen- bis monatelange Trainingsphasen, von "99 % erst in der elften Woche" bis "ROI nach 3 bis 6 Monaten".
Überzeugen Sie sich mit Ihren eigenen Bestellungen: in der Demo, nicht im Pilotprojekt.
So sieht das in Flowers aus
Echte Produktansichten aus dem Demo-Prozess, keine Illustrationen.
Häufige Fragen zur Auftragserfassung
Was ist automatisierte Auftragserfassung?
Automatisierte Auftragserfassung heißt: Eingehende Bestellungen werden ohne Abtippen ausgelesen, gegen Artikelstamm und Konditionen geprüft und automatisch bestätigt. Flowers übernimmt den kompletten Weg von der E-Mail-Bestellung bis zur versendeten Auftragsbestätigung und übergibt die geprüften Daten an Ihr ERP.
Wie schnell ist Flowers einsatzbereit?
Ab Tag 1. Es gibt keine Trainingsphase: Die KI ist auf Geschäftsdokumente vortrainiert und arbeitet ab der ersten Bestellung mit Ihren eigenen Dokumenten.
Welche Bestellformate werden unterstützt?
Papier, PDF-Bestellformulare, CSV-Dateien und E-Mail-Bestellungen. Ihre Kunden müssen ihr Bestellverhalten nicht ändern.
Was prüft Flowers automatisch?
Sieben Abgleiche: Zahlungsbedingungen, Mengeneinheiten, Verfügbarkeiten, Preise inklusive debitorspezifischer Preislisten, Mengenrabatte, saisonale Preise und Rahmenvertragsdaten. Abweichungen werden markiert, nicht stillschweigend übernommen.
Warum ist die automatische Auftragsbestätigung rechtlich wichtig?
Eine Bestellung zu abweichenden Preisen oder Konditionen ist rechtlich ein neues Angebot. Reagiert der Lieferant nicht, können abweichende Konditionen im kaufmännischen Verkehr als akzeptiert gelten. Flowers bestätigt deshalb automatisch jede Bestellung, und zwar mit den Werten aus Ihrem Artikelstamm und Ihren Zahlungsbedingungen, nicht mit den abweichenden Kundenwerten.
An welche ERP-Systeme übergibt Flowers?
Unter anderem DATEV, SAP, SAP Business One, Sage, Microsoft Dynamics 365 Business Central und Navision, Oracle NetSuite, proALPHA, abas, weclapp, Infor, Lexware, Diamant sowie Branchensysteme wie BRZ, Nevaris, X-House und Domus. Datensätze in jedem Format, live über API und Webhooks oder als Export.
Ersetzt Flowers EDI?
Nein. Funktionierende EDI-Strecken bleiben. Flowers verarbeitet die Bestellungen, für die sich eine EDI-Anbindung nie rechnen wird: E-Mail, PDF, Papier und CSV.
Brauchen wir ein IT-Projekt für die Einführung?
Nein. E-Mail-Postfach anbinden, Stammdaten verbinden, los. Ihr ERP bleibt unverändert, Flowers übergibt die fertigen Daten.
Was passiert bei Erkennungsfehlern?
Abweichungen werden markiert und im Workflow geklärt, nicht stillschweigend übernommen. Die deterministischen Regeln prüfen jede Extraktion gegen Artikelstamm, Preislisten und Konditionen. Sie behalten die Kontrolle, ohne alles zu tippen.
Was kostet die automatisierte Auftragserfassung?
Der Einstieg ist mittelstandstauglich, die konkrete Zahl klären wir im Gespräch. Sie starten mit einem Prozess und erweitern erst, wenn der Wert bewiesen ist.