Reverse Charge im EU Geschäftskundengeschäft. Warum die Umsatzsteuer Identifikationsnummer bei jeder Rechnung neu geprüft werden muss.

Was bei der nächsten Betriebsprüfung passiert

Wir haben kürzlich einen IT Dienstleister aus Nordrhein Westfalen begleitet, 45 Mitarbeiter, etwa 180 Kunden im EU Ausland. Bei der Betriebsprüfung wurden 23 Rechnungen aus zwei Geschäftsjahren beanstandet. Begründung: Die Umsatzsteuer Identifikationsnummer der Empfänger war zum jeweiligen Rechnungsdatum entweder ungültig, zwischenzeitlich gelöscht oder gehörte zu einer Firma, die im sogenannten zwischenstaatlichen Verkehrsverzeichnis nicht mehr aktiv geführt wurde.

Die Folge: Auf diesen 23 Rechnungen wurde die deutsche Umsatzsteuer nachgefordert. Insgesamt 89.000 Euro plus Säumniszuschläge. Der Dienstleister hat versucht, die Beträge im Nachhinein vom Kunden einzufordern. Zwei Jahre später. Mit, ehrlich gesagt, gemischtem Erfolg.

Warum kaum jemand systematisch prüft

Die Prüfung der Umsatzsteuer Identifikationsnummer läuft über das Bundeszentralamt für Steuern, häufig abgekürzt als BZSt. Es gibt eine einfache Webabfrage. Es gibt seit Jahren eine maschinelle Schnittstelle, im Fachjargon API genannt (das steht für Application Programming Interface). Beides ist öffentlich verfügbar, kostenfrei und hat eine vernünftige Antwortzeit.

In der Praxis sehen wir drei typische Muster. Im ersten Muster wird die Umsatzsteuer Identifikationsnummer beim Anlegen des Kunden einmal manuell geprüft und danach nicht mehr. Im zweiten Muster wird gar nicht geprüft, weil der Vertrieb davon ausgeht, dass der Kunde ja schon ein echtes Unternehmen ist. Im dritten Muster wird stichprobenartig geprüft, in der vagen Hoffnung, dass die Stichprobe schon ausreichen wird.

Aus Sicht der Finanzverwaltung ist keines der drei Muster ausreichend. Verlangt wird eine sogenannte qualifizierte Bestätigung, dokumentiert, zum Zeitpunkt der Leistung.

So sieht der saubere Workflow aus

Im Debitorenstamm wird die Umsatzsteuer Identifikationsnummer hinterlegt. Bei jedem Rechnungsentwurf läuft automatisch eine qualifizierte Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern. Das Ergebnis wird gespeichert, mit Datum und Prüfungs Nummer. Bei positivem Ergebnis: Rechnung ohne Umsatzsteuer, mit Reverse Charge Vermerk.

Bei negativem Ergebnis startet ein Workflow an Vertrieb und Buchhaltung. Klärung mit dem Kunden, neue Umsatzsteuer Identifikationsnummer anfordern, erneut prüfen. Erst dann wird die Rechnung freigegeben. Das ist keine Magie. Es ist ein Schnittstellenaufruf plus drei einfache Workflowschritte.

Zusätzlich gehört zum Reverse Charge die sogenannte zusammenfassende Meldung, kurz ZM. Sie wird quartalsweise oder monatlich elektronisch an das Bundeszentralamt für Steuern übermittelt und listet alle EU Lieferungen und Leistungen pro Kunde auf. Geregelt in Paragraph 18a Umsatzsteuergesetz. Wer die EU Lieferungen automatisch im System erfasst, hat auch die zusammenfassende Meldung ohne Mehrarbeit. Wer sie nicht systematisch erfasst, hat am Quartalsende einen halben Tag manuelle Excel Arbeit. Mindestens.

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Warum Standardlösungen hier nicht ausreichen

DATEV hat die Schnittstelle zum Bundeszentralamt für Steuern als Service. Allerdings nur im Rahmen der Stammdatenanlage, nicht je Rechnung. SAP hat sie ebenfalls, mit ähnlicher Einschränkung. Lexware hat sie überhaupt nicht.

Was im Mittelstand schlicht fehlt, ist die Verbindung der Prüfung mit dem Rechnungsworkflow. Genau dort setzt aus unserer Sicht eine workflowbasierte Lösung an. Pro Rechnung ein Prüfschritt, pro Prüfergebnis ein dokumentierter, revisionssicherer Beleg.

Ein konkretes Beispiel zur Größenordnung

Ein Softwareanbieter aus Bayern mit 850 Kunden in 14 EU Ländern hatte vor der Umstellung etwa 40 Stunden manuelle Prüfungsarbeit pro Monat. Eine Mitarbeiterin in der Debitorenbuchhaltung verbrachte einen kompletten Tag pro Woche mit dem Abgleich von Umsatzsteuer Identifikationsnummern gegen die Datenbank des Bundeszentralamts für Steuern. Dazu kam eine offene Risikoposition, die der Steuerberater jedes Jahr im Anhang zum Jahresabschluss erwähnt hat.

Nach der Umstellung: keine manuelle Prüfung, Risikoposition aus dem Anhang gestrichen, die Mitarbeiterin arbeitet jetzt im Forderungsmanagement. Wichtig ist dabei aus unserer Sicht: Die Umstellung war keine Großprojektaufgabe. Die Anbindung an die Schnittstelle des Bundeszentralamts für Steuern ist Sache eines Arbeitstages. Die Integration in den Rechnungsworkflow ist Sache eines zweiten. Das ist der gesamte Hebel.

Reverse Charge selbst ist nicht das Problem. Das Problem ist die Prüfung der Umsatzsteuer Identifikationsnummer, die ihm vorausgeht. Wer sie pro Rechnung automatisiert, gewinnt Compliance, Dokumentation und Zeitersparnis in einem Aufwasch.

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