Verpasste Kündigungsfristen kosten Geld – Ihre Vertragsverwaltung muss das verhindern
- Automatische Fristenalarme: 3 Monate, 6 Wochen, 2 Wochen vor Ablauf – konfigurierbar pro Vertragsart.
- KI-gestützte, intelligente Vertragsanalyse und rollenbasierte Workflows.
- Digitale Unterschrift und revisionssichere Ablage (DSGVO, GoBD, ISO:27001 konform).
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Warum Vertragsverwaltung im Mittelstand so viel Zeit kostet – und wie Sie das ändern
Die häufigsten Probleme
Verpasste Kündigungsfristen
Verträge verlängern sich automatisch, weil niemand rechtzeitig gekündigt hat. Jede vergessene Frist kostet direkt Geld.
Verträge verstreut in Ordnern und Köpfen
Lokale Laufwerke, E-Mail-Anhänge, physische Akten – es gibt keine zentrale Ablage, auf die alle zugreifen können.
Rechnung kommt – Vertrag nicht auffindbar
Wenn eine Rechnung eintrifft, muss geprüft werden: Dürfen die das berechnen? Ohne schnellen Zugriff auf den Vertrag dauert das pro Vorgang mehrere Minuten.
Keine Übersicht über Verpflichtungen
Bei mehreren Standorten oder Gesellschaften verliert die Zentrale den Überblick, welche Verträge laufen und welche Kosten anfallen.
Betriebsprüfung: Verträge nicht griffbereit
GoBD-konforme Archivierung fehlt. Bei der nächsten Prüfung wird es hektisch – weil niemand weiß, wo welcher Vertrag liegt.
So löst Flowers das
Keine Fristen mehr verpassen
Das System warnt aktiv – 3 Monate, 6 Wochen, 2 Wochen vor Ablauf. Eskalation an den Verantwortlichen, wenn keine Aktion erfolgt.
Ein zentraler Ort für alle Verträge
Cloud-basiert, mehrmandantenfähig. Jeder mit Berechtigung hat von überall aus Zugriff. Volltextsuche über alle PDFs hinweg.
KI extrahiert Vertragsdaten automatisch
Laufzeit, Kündigungsfrist, Vertragspartner, Beträge – die KI liest alles aus dem PDF. Kein manuelles Abtippen, kein Importaufwand.
Vertrag & Rechnung automatisch verknüpft
Eine Rechnung trifft ein? Flowers erkennt den zugehörigen Vertrag, prüft den Betrag und gibt automatisch frei, wenn alles passt. Contract-Matching in Sekunden.
GoBD-konforme Archivierung & Audit-Trail
Revisionssichere Ablage mit lückenloser Historie: wer hat wann was geändert. eSignatur integriert. Bereit für jede Betriebsprüfung.
Vertragsmanagement, das Kosten vermeidet – nicht nur Dateien ablegt
Erstellung und Freigabe
Vertragsunterzeichnung
Fristenüberwachung
Rechnungen und Zahlungen
Archiv und Integration
Vertragsmanagement Software, die Ihre Prozesse versteht
Ordnerstrukturen gehören der Vergangenheit an. Die innovative Matrix-Speicherung von Flowers ermöglicht sofortigen Dokumente-Zugriff, egal wonach Sie suchen.
Importieren Sie Verträge, Konversationen und Rechnungen automatisiert per E-Mail-Import (verfügbar je Gesellschaft und Vertragsart) oder Upload.
Speichern Sie Vertragsvorlagen zentral, nutzen Sie Standardklauseln und erstellen Sie Verträge effizienter.
Unsere innovative DMS-Lösung bietet schnellen Zugriff auf alle Dokumente über eine Volltextsuche, automatische Verknüpfung der Workflow-Daten und Matrix-Speicherung
Alle Ihre Gesellschaften in einem Account. Durch unsere zahlreichen Berechtigungen können Zugriffe flexibel getrennt werden.
Verträge von unterwegs bequem per Smartphone-App einsehen, prüfen, freigeben. Im App Store und Play Store erhältlich.
Behalten Sie jederzeit den vollen Budget-Überblick. Ordnen Sie Verträgen beliebig Kostenstellen, Verantwortlichkeiten und Budgets zu.
Durch Flowers wissen Sie immer genau, wann Sie mit welchen Rechnungen und Rechnungsbeträgen zu planen haben.
Ordnen Sie Aufgaben, die sich aus Verträgen ergeben, automatisiert den korrekten Personen oder Teams zu, inklusive Fristenverwaltung und Eskalationsmanagement.
Flowers bietet eine offene API, Webhooks und über 5.200+ Integrationen zu Drittsystemen.
Verträge rechtssicher digital unterzeichnen – schnell, medienbruchfrei und ohne Papieraufwand.
Importieren und exportieren Sie jederzeit alle Daten. Sie haben zu jeder Zeit maximalen Zugriff auf alle Ihre Daten, auch per API.
Flowers kann Sie bei weiteren Prozessen unterstützen, beispielsweise bei der digitalen Rechnungsfreigabe, Bestellanträgen sowie bei Flotten-, Inventar- und Geräteverwaltung.
Erstellen Sie einen Workflow zur initialen Erstellung, Prüfung und Freigabe von Neuverträgen. Mit KI-Unterstützung für schnellere Analysen und Entscheidungen.
Erstellen Sie einen Workflow, der Sie rechtzeitig über anstehende Verlängerungen informiert und einer erneuten Prüfung unterzieht.
Machen Sie Verhandlungen zum integralen Bestandteil Ihrer Prozesse durch Flowers’ automatisierte Workflow-Steuerung.
Durch Flowers wissen Sie frühzeitig über anstehende Vertragsverlängerungen Bescheid und profitieren so von einer zeitunkritischen Verhandlungsposition.
Freigabe-Workflows
Mit Flowers können Sie Verträge initial und periodisch wiederkehrend einer erneuten Freigabe durch die entsprechenden Verantwortlichen unterziehen.
Möchten Sie Verträge nach erneuter Prüfung kündigen, kann Flowers Sie mit automatisierten Kündigungs-E-Mails an den Vertragspartner untersützen.
Rechnungen automatisch erkannt und freigegeben. Zahlungskonditionen ordnen sich zu, wiederkehrende Buchungen mit passendem Zahlungsmatching.
Flowers wächst strategisch mit Ihnen. Flowers passt sich flexibel an Ihre geschäftliche und strategische Entwicklung an.
Während andere hinterherlaufen, gestaltet Flowers mit. Wir sorgen dafür, dass Sie immer auf dem neusten gesetzlichen Stand – oftmals auch dem Stand voraus – sind.
Flowers bietet zahlreiche Rollen- und Berechtigungsebenen inklusive Berechtigungs-Automatisierungen. Es sind auch Urlaubs- und Krankheitsvertretungen möglich.
Flowers ist ISO:27001 zertifiziert und speichert Daten ausschließlich auf Servern aus Deutschland. Zudem sind wir GoBD und DSGVO konform und archivieren Daten revisionssicher.
Die Flexibilität und Regelsteuerung ermöglicht es Ihnen, jegliche Compliance-Anforderung in Flowers abzudecken. Definieren Sie Revisions-Zeiträume, Pflichtfelder und Berechtigungen.
Vertragsmanagement Software für jeden Vertragstyp
Kundenverträge
Legen Sie Ihre Kundenverträge in Flowers an. Durch unsere individuellen Felder bilden wir auch Ihre Spezialfälle ab.
Lieferanten-Verträge
Halten Sie vereinbarte Rahmenvertragsmengen, verbleibende Abrufmengen, zugesicherte Lieferzeiten und Zahlungskonditionen fest.
Dienstleister
Verknüpfen Sie Kostenvoranschläge, Leistungsnachweise und Rechnungen direkt mit Verträgen.
Leasing-Vertrag
Behalten Sie den Überblick über die verbleibenden Raten, verbinden Sie bereits geleistete Zahlungen und legen Sie Inklusiv-Kilometer fest.
Freelancer-Verträge
Prüfen Sie Leistungsnachweise mit unseren Freigabeprozessen und behalten Sie Budgets und Kosten im Blick. Übrigens: In Flowers können Sie auch Projekte anlegen und verwalten.
Mitarbeiterverträge
Mit Flowers können Sie Mitarbeiterverträge und etwaige Vertragszusätze oder -Änderungen auf einen Blick sehen.
NDA
Geheimhaltungsvereinbarungen automatisiert erstellen, versenden und verwalten.
Mobilfunkverträge
Ordnen Sie Mobilfunkverträge Mitarbeitern zu. Behalten Sie Inklusiv-Volumen, Tarife und Zusatzkosten im Blick.
Mietverträge
Verbinden Sie Ihre Mietverträge mit Fotos von Mängeln, Übergabeprotokollen, oder anderen Vertragszusätzen und Notizen, die für Sie wichtig sind.
Kooperationsverträge
Ob Handelsvertreter oder Partnerunternehmen: Kombinieren Sie Provisions-Vereinbarungen und KPI’s mit Verträgen und automatisieren Sie Abrechnungen.
AV-Vertrag (DSGVO)
Rechtlich immer abgesichert: Alle AV-Verträge gem. DSGVO Art. 28 Abs. 3 immer im Blick. Erstellen und versenden Sie AV-Verträge automatisiert für alle Neukunden.
Wartungsverträge
Die wahrscheinlich am häufigsten übersehenen Verträge. Behalten Sie auch Wartungsverträge immer im Blick.
und noch viele weitere ...
So integrierbar ist Flowers
Gleichzeitig können Sie Ihre Systemlandschaft Schritt für Schritt mit Flowers modernisieren, verschlanken und effizienter gestalten.
Flowers kann noch mehr
Häufig gestellte Fragen
Wie hilft Flowers, Risiken zu minimieren?
Durch automatisierte Fristenüberwachung, Erinnerungen und klare Audit-Trails vermeiden Sie Vertragsstrafen, vergessene Kündigungen oder Compliance-Verstöße.
Kann ich bestehende Verträge importieren?
Ja. Verträge können gesammelt über Upload oder Schnittstellen übernommen und automatisch indexiert werden.
Kann ich Dokumente, wie z.B. Verträge mit anderen Dokumenten verknüpfen?
Ja. Sie können Verträge mit Bestellungen, Rechnungen, Leistungsnachweisen oder Fotos (z. B. bei Mietobjekten) etc. verbinden.
Kann Flowers Verträge automatisch verlängern oder kündigen?
Ja. Sie können Regeln hinterlegen, sodass Verträge automatisch verlängert oder zur Kündigung markiert werden, wenn Fristen erreicht sind.
Wie funktioniert die Vertragsprüfung?
Über flexible Workflows können Verantwortliche automatisch eingebunden werden. Änderungen, Kommentare und Freigaben werden lückenlos im Audit-Trail dokumentiert.
Kann ich Verträge digital unterschreiben?
Ja. Flowers bietet eine integrierte Lösung für digitale Signaturen – rechtssicher, schnell und ohne Medienbruch.
Wie unterstützt Flowers beim Fristenmanagement?
Alle relevanten Fristen (z. B. Kündigungsstichtage, Verlängerungen) werden automatisch erfasst und rechtzeitig mit Erinnerungen angezeigt.
Welche Vertragstypen lassen sich mit Flowers verwalten?
Von Kunden- und Lieferantenverträgen über Mitarbeiter- und Freelancer-Verträge bis hin zu Miet-, Leasing-, Versicherungs- oder Wartungsverträgen. Auch NDAs und AV-Verträge nach DSGVO lassen sich abbilden.
Welche Vorteile bringt digitales Vertragsmanagement?
- Nie wieder Fristen verpassen
- Zeitersparnis bei Prüfung & Verwaltung
- Zentrale Ablage aller Vertragsdokumente
- Effiziente Workflows statt E-Mail- oder Excel-Chaos
- Rechtssicherheit durch GoBD- und DSGVO-Konformität
Was versteht man unter digitalem Vertragsmanagement mit Flowers?
Flowers bildet den gesamten Vertragslebenszyklus ab: vom Erstellen über die Prüfung, Freigabe und digitale Unterzeichnung bis hin zur Kündigung und revisionssicheren Archivierung.
Welche Kosten entstehen für die Nutzung von Flowers?
Flowers arbeitet mit einem volumenbasierten Preismodell: Sie zahlen nur für die tatsächlich freigegebenen Rechnungen. Dadurch vermeiden Sie unnötige Fixkosten und haben volle Kostenkontrolle.
Ist die Software für jedes Unternehmen geeignet?
Ja. Flowers ist sowohl für kleine und mittelständische Unternehmen als auch für Konzerne geeignet. Durch individuelle Freigaberegeln und flexible Preismodelle passt sich die Lösung exakt an Ihre Unternehmensgröße und Prozesse an.
Ist Flowers GoBD- und rechtssicher?
Ja. Alle Rechnungen, Verträge und andere Dokumente werden GoBD- und HGB-konform archiviert. Zusätzlich prüft eine integrierte KI jede Rechnung nach §14 UStG. Das sorgt für rechtliche Sicherheit und reduziert das Risiko von Fake-Rechnungen oder formellen Fehlern. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und ausschließlich in Deutschland gespeichert – nach höchsten Sicherheitsstandards.
Wie einfach ist die Bedienung für meine Mitarbeiter?
Flowers Software ist eine intuitive Plattform, die als Kompass für Ihre Prozesse dient. Wir stellen die einfache Bedienbarkeit durch eine benutzerfreundliche Oberfläche sicher und bieten individuelle Onboardings an.
Um eine hohe Akzeptanz zu gewährleisten, binden wir Ihre Mitarbeiter bereits beim Aufsetzen der Prozesse ein und bieten bei Bedarf individuelle Anwenderschulungen an.
Welche Integrationen sind verfügbar?
Flowers lässt sich mit über 5.200 Schnittstellen an bestehende Systeme anbinden, darunter ERP-, CRM- und HR-Software sowie DATEV.