Organisations Management Software: Automatisierung des Arbeitsflusses im gesamten Unternehmen

Organisations Management Software (OMS) ist eine neue Kategorie von Unternehmenssoftware, die Prozessautomatisierung mit Ressourcenmanagement kombiniert und so die Unternehmensleistung erheblich verbessert. Die Prozessautomatisierung ermöglicht es Unternehmen, jeden Geschäftsprozess zu vereinfachen, indem sie den Prozessbeteiligten alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellt, z. B. Dokumente, Links und Verträge. Enterprise Resource Management (ERM) ermöglicht es Unternehmen, beliebige Unternehmensressourcen, wie z. B. Laptops oder externe Agenturen, in einen Prozess zu integrieren, um beispielsweise Vertragsverlängerungen zu automatisieren. 

Durch die Kombination dieser beiden Technologien in einer einzigen Lösung können Unternehmen die Arbeit effizienter organisieren und Silodenken im gesamten Unternehmen beseitigen.

Das Ressourcenmanagement ist ein neues Flowers Modul, das die Möglichkeiten unseres Workflow Builders erheblich erweitert.  Es ist im Grunde eine Datenbank für Unternehmensressourcen, auf die von unseren Workflow Builder aus zugegriffen werden kann. Ressourcenmanagement ist konzeptionell ähnlich wie die Verwaltung von Unternehmensressourcen in Excel-Tabellen, aber wenn Sie es mit der Automatisierung von Prozessen kombinieren, ist es viel leistungsfähiger als die Arbeit mit Excel.

Das ist eigentlich ganz einfach. Sie können jede Unternehmensressource als Objekt definieren und sie in einer Liste gruppieren. Eine Liste kann so viele Objekte enthalten, wie Sie benötigen, und Sie können beliebig viele Listen für jede Unternehmensressource erstellen, die Sie in Flowers speichern möchten - Verträge, Laptops, Gebäude, Ausrüstung, Lieferanten usw. Auf diese kann dann in jedem Prozess direkt zugegriffen werden.  

Ein Objekt kann ein Dokument sein, das Daten wie Verlängerungsdatum, Vergütung, Betrag, Zuständigkeit, Buchhaltung usw. enthält. Alles, was Sie verfolgen möchten.  Sie können auch Abschnitte definieren und diese für Genehmigungen nutzen. Jeder Abschnitt kann so viele Attribute wie gewünscht enthalten, wenn Sie ein Objekt einrichten, z. B. Datum, Ja/Nein, Kontrollkästchen usw., und jedes Attribut kann als erforderlich oder nicht erforderlich festgelegt werden. Es ist extrem flexibel - Sie können genau definieren, was Sie brauchen.

Ein sehr einfaches Beispiel sind Vertragsverlängerungen, die in vielen Unternehmen eine zeitraubende manuelle Aufgabe sind.  In Flowers definieren Sie einfach ein Objekt "Vertrag" mit den zu verfolgenden Daten (Vertragsnummer, Start- und Enddatum usw.) und erstellen dann eine "Vertragsliste".  Sobald Sie Ihre Verträge als Unternehmensressource eingerichtet haben, können Sie einen Prozess "Verträge erneuern" definieren, der jeden Vertrag prüft und entweder automatisch erneuert oder einen Entscheidungsträger benachrichtigt oder den Vertrag aktualisiert oder eine andere geeignete Maßnahme ergreift.  

Alles ist nahtlos integriert, da es sich um eine einzige Lösung handelt, und die Integration von Ressourcenmanagement und Prozessautomatisierung nimmt der Verwaltung von Unternehmensressourcen das Rätselraten - und einen großen Teil der sich wiederholenden manuellen Arbeit - ab.

Die meisten Unternehmen verbringen viel Zeit mit der Pflege von Kerndaten. Dieser Aufwand kann durch die Automatisierung der Datenverwaltung minimiert werden, während gleichzeitig die Genauigkeit und Transparenz verbessert wird. Unser Workflow Builder kann Informationen in jedem beliebigen Format aus der Datenbank abrufen und die Daten im Prozess hinzufügen, verwalten oder ändern. Wenn man bedenkt, auf wie viele Arten die Stammdaten eines Unternehmens auf dem neuesten Stand gehalten werden müssen - Abläufe, Verlängerungen, Änderungen usw. - können Sie sich die Vorteile einer Lösung vorstellen, die diese Daten kontinuierlich überwacht und nach auslösenden Ereignissen wie dem "Verlängerungsdatum" sucht und dann entsprechende Maßnahmen ergreift, um entweder die Daten zu aktualisieren oder jemanden damit zu beauftragen, sie zu prüfen.

Mit der Organisations Management Software von Flowers können Sie jede Art von Unternehmensressource mit flexiblen Regeln definieren, die mit einem leistungsstarken Workflow Builder kombiniert werden, die kontinuierlich jede Änderung oder jeden Auslöser überwacht, wie z. B. Verlängerungsdaten, Wareneingänge, Rechnungsbetragsabweichungen oder einfach zeitbasierte Ereignisse, wie alle zwei Wochen. Sie können zum Beispiel einen Auslöser definieren, wie die notwendige Freigabe eines Controllers, wenn der Nettobetrag größer ist als das Budget, oder Sie können jedes Jahr die Erneuerung von Zertifikaten überprüfen und die Mitarbeiter einladen, ihre nächste Schulung zu planen.

Flowers' Organisations Management Software ist so flexibel, dass sie verwendet werden kann, um eine Anlage oder einen Fuhrpark zu verwalten, Verträge oder Zertifikate automatisch zu erneuern, Kauf- oder Wartungsanträge zu genehmigen, Zeit und Ausgaben zu verwalten, sicherzustellen, dass Firmeneigentum ordnungsgemäß zugewiesen und zurückgegeben wird... Die Möglichkeiten sind endlos, da praktisch jeder Prozess automatisiert werden kann, mit oder ohne manuelle Eingriffe.

Eigentlich glaube ich nicht, dass Flexibilität und Zeitersparnis die größten Vorteile sind. Der wirkliche Vorteil besteht darin, Ihre Daten in SMART DATA zu verwandeln.  

Wenn Sie Unternehmensressourcen als Objekte in Flowers definieren, reichern Sie Ihre Daten auf eine Weise an, die von dem Workflow Builder überwacht, abgerufen und richtig verstanden werden kann. Wir verwenden die Matrixsortierung, um die Daten aus allen Perspektiven auf einmal zu betrachten: Wenn Sie nach Kreditoren suchen, können Sie alle Parameter für Kreditoren einsehen.

In der Vergangenheit mussten Sie in Dateisystemen manuell Ordner für Verträge, Kreditoren, Debitoren, Abteilungseinkauf usw. anlegen. Durch die Definition von Objekten mit Attributen wird das System selbstorganisierend und kann auf der Grundlage beliebiger Attribute durchsucht werden, so dass keine umständlichen Dateistrukturen eingerichtet werden müssen, um Informationen zu finden oder Aktionen auszulösen. 

Das ist ein entscheidender Wendepunkt. Sobald Ihre Daten zu intelligenten Daten werden und nicht mehr in Dokumenten in Ordnern in Dateisystemen stecken, ist alles möglich.

Das ist kein Problem, denn unsere Sicherheit ist so granular, wie Sie es brauchen, mit tiefgreifender Zugriffskontrolle pro Liste, Objekt oder Abschnitt. Sie können Blockberechtigungen für Objekte oder Listen erteilen oder Abschnitte definieren, auf die verschiedene Abteilungen oder Personen zugreifen können, wie z. B. Zahlungsbedingungen in einem Vertrag usw.  

Sie können zum Beispiel festlegen, dass jeder im Unternehmen auf alle Verträge zugreifen kann, aber nur die Buchhaltung die Zahlungsbedingungen einsehen kann, oder Sie können öffentliche und private Abschnitte für persönliche Informationen einrichten und der Personalabteilung die Berechtigung erteilen, alle Informationen einzusehen, während andere im Unternehmen nur die öffentlichen Informationen abrufen können. Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie Sie Abschnitte verwenden können, um Objektdaten so detailliert wie nötig zu schützen. 

Ehrlich gesagt bin ich mir nicht sicher, wo die Grenzen liegen. Unsere Kunden überraschen uns immer wieder mit den Dingen, die sie mit unserer Software tun, denn Sie können so viele Prozessschritte, Listen, Validierungen, Schritte, Objekte, Auslöser usw. definieren, wie Sie brauchen, um die Arbeit nahtlos zu automatisieren. Die Anwendungsfälle sind praktisch grenzenlos, von der Inventarisierung über die Anlagenverwaltung bis hin zur Logistik.

Ah, das ist sehr aufregend! Unsere Lösung ist so flexibel, dass unsere Kunden und Partner sie nutzen können, um ihre eigenen Lösungen schnell und einfach zu entwickeln, so dass wir einige interessante Entwicklungen in diesem Bereich erwarten. Und noch spannender ist, dass die Kunden ihre intelligenten Daten für Data Mining nutzen können, um ihre Effizienz kontinuierlich zu verbessern, kostspielige Verzögerungen und Versäumnisse zu vermeiden und den Betrieb zu optimieren. Also, aufgepasst an dieser Stelle!