Digital macht den Unterschied: auch bei der Rechnungsfreigabe!

In der heutigen Geschäftswelt sind effiziente und transparente Arbeitsabläufe unerlässlich für den Erfolg eines Unternehmens. Ein wesentlicher Aspekt dabei ist die Rechnungsfreigabe, ein Prozess, der sicherstellt, dass Rechnungen korrekt geprüft, genehmigt und bezahlt werden. In diesem Text werden die Schwächen einer analogen, sowie die Vorteile einer Rechnungsfreigabe-Software diskutiert. Dabei wird aufgezeigt, wie Unternehmen von einer spezialisierten Workflow-Software wie Flowers profitieren können, um den gesamten Rechnungsprozess zu optimieren.

In Unternehmen und Organisationen ist die Rechnungsfreigabe ein wichtiger Bestandteil des Bearbeitungsprozesses von Rechnungen. Sie stellt sicher, dass eingehende Rechnungen korrekt geprüft, genehmigt und bezahlt werden. 

Hierbei wird zunehmend auf automatisierte und digitale Lösungen gesetzt, um diesen Prozess zu beschleunigen, Fehler zu reduzieren und den Verwaltungsaufwand zu minimieren. 

Erfahren Sie, wie unsere Workflow-Software Ihre Rechnungsfreigabe optimieren kann:

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Eine analoge Rechnungsfreigabe bezieht sich auf einen manuellen, papierbasierten Prozess zur Freigabe von Rechnungen. Doch diese Art des Rechnungsmanagements bringt einige Nachteile mit sich:

• Zeit- und Arbeitsaufwand: Manuelle Rechnungsfreigaben erfordern erheblichen Zeitaufwand, da alle Schritte, wie Prüfung, Zuordnung, Genehmigung und Archivierung, von Mitarbeitern durchgeführt werden müssen. Dies kann insbesondere in größeren Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen zu Verzögerungen und hohen Verwaltungskosten führen.
• Fehleranfälligkeit: Menschen machen Fehler, vor allem bei manuellen Prozessen. Solche Missgeschicke können zu falschen Zahlungen, Budgetabweichungen oder sogar Rechtsstreitigkeiten führen.
• Geringe Transparenz: In analogen Prozessen ist es oft schwierig, allgemeine Informationen einzusehen oder den Status einer Rechnung, sowie die Verantwortlichen nachzuvollziehen. Daten müssen manuell aus Papierdokumenten extrahiert werden. 
• Räumliche Einschränkungen: Bei einer analogen Rechnungsfreigabe müssen physische Dokumente unter Mitarbeitern umher gereicht werden – ein Problem bei räumlich getrennten Abteilungen oder Mitarbeitern im Homeoffice.
• Papierverbrauch: Der papierbasierte Prozess verursacht Umweltbelastungen durch den Verbrauch von Ressourcen wie Papier, Tinte und Energie. Zudem entstehen Kosten für Druck, Versand und Lagerung von Dokumenten.

Aus gegebenem Anlass haben sich in den letzten Jahren vermehrt spezialisierte Software-Lösungen am Markt durchgesetzt, die ausschließlich der Rechnungsverarbeitung gewidmet sind. Das digitale Management von Eingangsrechnungen zeichnet sich dadurch aus, dass so in der Regel der gesamte Rechnungsprozess abgedeckt wird – vom Rechnungseingang über die Validierung bis hin zur digitalen Archivierung.

Flowers ist ein Beispiel für eine solche innovative Software, die den gesamten Rechnungsprozess in einem Workflow abbildet und automatisiert. Entdecken Sie jetzt Vorteile von Flowers für Ihr Unternehmen:

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Der Begriff "papierloses Büro" ist mittlerweile eine gängige Umschreibung für die Digitalisierung des Berufsalltags und wird in vielen Blogs und Medienberichten genutzt. Der Ausdruck beschreibt unter anderem das Ziel eines geringeren Papierverbrauchs, sowie transparente und automatisierte Arbeitsabläufe, wie eine digitale Rechnungsfreigabe. Immer mehr Unternehmen erkennen den Nutzen der elektronischen Rechnungsverarbeitung und schlagen den Weg der Digitalisierung ein. Zu den Vorteilen, die der Einsatz einer Automatisierung mit sich bringt, gehören unter anderem:
 

• Zeitersparnis: Die Digitalisierung beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess von Eingang bis Verbuchung.
• Automatisierung: Künstliche Intelligenz (KI) und Optical Character Recognition (OCR) eliminieren manuelle Aufgaben, indem sie relevante Informationen extrahieren und validieren.
• Ortsunabhängigkeit: Rechnungen können weltweit abgerufen, bearbeitet und freigegeben werden, was flexible Arbeitsmodelle und Homeoffice ermöglicht.
• Fehlerminimierung: Texterkennung und Eskalationsmechanismen reduzieren Fehler und verhindern falsche Überweisungen.
• Zentrale Speicherung: Belege sind jederzeit einsehbar und alle Beteiligten verfügen über den gleichen Informationsstand.
• Zahlungsfristen: Skonto-Möglichkeiten werden genutzt und Zahlungsverzug vermieden.
• Vertrauenswürdigkeit: Die Einhaltung von Zahlungsfristen fördert das Vertrauen von Lieferanten und Dienstleistern.
• Schnittstellenintegration: Rechnungsverarbeitungssoftware lässt sich einfach mit bestehenden Programmen wie DATEV verbinden.
• Cashflow-Planung: Die Software ermöglicht jederzeit einen aktuellen Überblick über getätigte und anstehende Zahlungen.
• Sicherheit: Die digitale und cloudbasierte Archivierung ist eine zuverlässige und zukunftssichere Methode.

Gehen auch Sie jetzt den wichtigen Schritt zu effizienteren und transparenten Arbeitsabläufen mithilfe der ausgezeichneten Software von Flowers!

Die Antwort ist einfach: Flowers-Software!

Warum das so ist?

• Einfache Einrichtung und schneller Support: Wir helfen Ihnen, Flowers in 60 Minuten genau so einzurichten, wie Sie es wünschen. Wir schulen Sie in 15 Minuten. Und sind immer für Sie da – per Telefon, E-Mail oder persönlich.
• Volle Kontrolle und 360-Grad-Übersicht: Über unser Rechnungs-Dashboard haben Sie in Echtzeit und rund um die Uhr einen zuverlässigen und detaillierten Überblick über alle offenen oder überfälligen Rechnungen. Zudem lässt sich mit unserem Aktivitätenprotokoll stets jeder Freigabestatus verfolgen.
• Automatische DMS-Dokumentenindizierung: Wir indexieren automatisch alle relevanten Inhalte aus jedem Dokument, sodass Sie jederzeit sicher nach allem suchen können
• Verknüpfung von Dokumenten: Verbinden Sie Ihre Rechnungen beispielsweise mit Bestellungen und Lieferscheinen und archivieren Sie alles in einem einzigen Workflow. Alle verknüpften Dokumente und Notizen bleiben bei der Suche nach einer Rechnung erhalten.
• Kostenlose Rechnungs-Archivierung für 10 Jahre: Nie wieder Rechnungen drucken und zeitgleich die Kontrolle behalten. Greifen Sie jederzeit sicher und schnell auf Ihre archivierten Dokumente zu.
• Sofortige Freigaben: Erledigen Sie alle Freigaben mit wenigen Klicks und dem geringstmöglichen Zeitaufwand. Genießen Sie die Gewissheit, dass alle Freigaben korrekt und vorschriftsmäßig sind.
• „All-in-One-Konto" für mehrere Unternehmen: Verbinden Sie Flowers mit Ihren Buchhaltungssystemen für verschiedene Firmen.

Abschließend lässt sich sagen, dass die digitale Rechnungsfreigabe zahlreiche Vorteile gegenüber einer analogen Rechnungsfreigabe bietet. Durch den Einsatz von innovativer Software wie Flowers können Unternehmen den gesamten Rechnungsprozess effizienter, transparenter und fehlerfreier gestalten.

Wenn Sie erfahren wollen, wie einfach sich Flowers-Software auch in Ihr Unternehmen integrieren lässt, fordern Sie jetzt eine Demo an:

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