Verträge sicher, digital und KI-gestützt verwalten
- Alle Fristen im Blick, automatische Vertragsalarme und klare Versionskontrolle.
- KI-gestützte, intelligente Vertragsanalyse und rollenbasierte Workflows.
- Digitale Unterschrift und revisionssichere Ablage (DSGVO, GoBD, ISO:27001 konform).
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Typische Probleme im Vertragsmanagement
– und wie Flowers sie löst
Typische
Herausforderungen
Fristversäumnisse
Hohe Kosten, da Kündigungen oder Verlängerungen übersehen werden.
Langsame Genehmigungen
Viele Review-Runden und Rückfragen verzögern Entscheidungen um Tage.
Rechnungsfehler und Verzögerungen
Manuelle Datenerfassung führt zu Dubletten und verspätete Zahlungen.
Versionschaos
Unklar, welcher Vertrag gültig ist und wann Änderungen erfolgt sind.
Compliance‑ und Archivierungsrisiken
Pflichten werden verletzt, Dokumentation ist unvollständig, Rechtssicherheit fehlt.
Deshalb lieben
Nutzer Flowers
Keine Fristen mehr verpassen
Automatische Erinnerungen und Alarme für rechtzeitige Kündigungen & Verlängerungen.
Klare Verantwortlichkeiten
Rollenbasierte Workflows beschleunigen Prüfungen, Status jederzeit nachvollziehbar.
KI-gestützte Rechnungsprozesse
OCR und intelligente Analyse reduzieren manuelle Fehler und beschleunigen Freigaben.
360° Vertragsverwaltung im CLM-System
Zentrale Versionierung und Dokumentation – jederzeit ist klar, welches Dokument gültig ist.
Rechtssicher digital abschließen
eSignatur, revisionssichere Ablage und Audit-Logs erfüllen DSGVO- und GoBD-Vorgaben.
Contract Lifecycle Management
– von Erstellung über Umsetzung bis zur Beendigung.
Erstellung & Freigabe
Vertragsunterzeichnung
Fristenüberwachung
Rechnungen & Zahlungen
Archiv & Integration
Vertragsmanagement Software zugeschnitten auf Ihren Bedarf
Ordnerstrukturen gehören der Vergangenheit an. Die innovative Matrix-Speicherung von Flowers ermöglicht sofortigen Dokumente-Zugriff, egal wonach Sie suchen.
Importieren Sie Verträge, Konversationen und Rechnungen automatisiert per E-Mail-Import (verfügbar je Gesellschaft und Vertragsart)
Speichern Sie Vertragsvorlagen zentral, nutzen Sie Standardklauseln und erstellen Sie Verträge effizienter.
Unsere innovative DMS-Lösung bietet schnellen Zugriff auf alle Dokumente über eine Volltextsuche, automatische Verknüpfung der Workflow-Daten und Matrix-Speicherung
Alle Ihre Gesellschaften in einem Account. Durch unsere zahlreichen Berechtigungen können Zugriffe flexibel getrennt werden.
Verträge von unterwegs bequem per Smartphone-App einsehen, prüfen, freigeben. Im App Store und Play Store erhältlich.
Behalten Sie jederzeit den vollen Budget-Überblick. Ordnen Sie Verträgen beliebig Kostenstellen, Verantwortlichkeiten und Budgets zu.
Durch Flowers wissen Sie immer genau, wann Sie mit welchen Rechnungen und Rechnungsbeträgen zu planen haben.
Ordnen Sie Aufgaben, die sich aus Verträgen ergeben, automatisiert den korrekten Personen oder Teams zu, inklusive Fristenverwaltung und Eskalationsmanagement.
Flowers bietet eine offene API, Webhooks und über 5.200+ Integrationen zu Drittsystemen.
Verträge rechtssicher digital unterzeichnen – schnell, medienbruchfrei und ohne Papieraufwand.
Importieren und exportieren Sie jederzeit alle Daten. Sie haben zu jeder Zeit maximalen Zugriff auf alle Ihre Daten, auch per API.
Flowers kann Sie bei weiteren Prozessen unterstützen, beispielsweise bei der digitalen Rechnungsfreigabe, Bestellanträgen sowie bei Flotten-, Inventar- und Geräteverwaltung.
Erstellen Sie einen Workflow zur initialen Erstellung, Prüfung und Freigabe von Neuverträgen. Mit KI-Unterstützung für schnellere Analysen und Entscheidungen.
Erstellen Sie einen Workflow, der Sie rechtzeitig über anstehende Verlängerungen informiert und einer erneuten Prüfung unterzieht.
Machen Sie Verhandlungen zum integralen Bestandteil Ihrer Prozesse durch Flowers’ automatisierte Workflow-Steuerung.
Durch Flowers wissen Sie frühzeitig über anstehende Vertragsverlängerungen Bescheid und profitieren so von einer zeitunkritischen Verhandlungsposition.
Freigabe-Workflows
Mit Flowers können Sie Verträge initial und periodisch wiederkehrend einer erneuten Freigabe durch die entsprechenden Verantwortlichen unterziehen.
Möchten Sie Verträge nach erneuter Prüfung kündigen, kann Flowers Sie mit automatisierten Kündigungs-E-Mails an den Vertragspartner untersützen.
Rechnungen automatisch erkannt und freigegeben. Zahlungskonditionen ordnen sich zu, wiederkehrende Buchungen mit passendem Zahlungsmatching.
Flowers wächst strategisch mit Ihnen. Flowers passt sich flexibel an Ihre geschäftliche und strategische Entwicklung an.
Während andere hinterherlaufen, gestaltet Flowers mit. Wir sorgen dafür, dass Sie immer auf dem neusten gesetzlichen Stand – oftmals auch dem Stand voraus – sind.
Flowers bietet zahlreiche Rollen- und Berechtigungsebenen inklusive Berechtigungs-Automatisierungen. Es sind auch Urlaubs- und Krankheitsvertretungen möglich.
Flowers ist ISO:27001 zertifiziert und speichert Daten ausschließlich auf Servern aus Deutschland. Zudem sind wir GoBD und DSGVO konform und archivieren Daten revisionssicher.
Die Flexibilität und Regelsteuerung ermöglicht es Ihnen, jegliche Compliance-Anforderung in Flowers abzudecken. Definieren Sie Revisions-Zeiträume, Pflichtfelder und Berechtigungen.
Vertragsmanagement Software für jeden Vertragstyp
Kundenverträge
Legen Sie Ihre Kundenverträge in Flowers an. Durch unsere individuellen Felder bilden wir auch Ihre Spezialfälle ab.
Lieferanten-Verträge
Halten Sie vereinbarte Rahmenvertragsmengen, verbleibende Abrufmengen, zugesicherte Lieferzeiten und Zahlungskonditionen fest.
Dienstleister
Verknüpfen Sie Kostenvoranschläge, Leistungsnachweise und Rechnungen direkt mit Verträgen.
Leasing-Vertrag
Behalten Sie den Überblick über die verbleibenden Raten, verbinden Sie bereits geleistete Zahlungen und legen Sie Inklusiv-Kilometer fest.
Freelancer-Verträge
Prüfen Sie Leistungsnachweise mit unseren Freigabeprozessen und behalten Sie Budgets und Kosten im Blick. Übrigens: In Flowers können Sie auch Projekte anlegen und verwalten.
Mitarbeiterverträge
Mit Flowers können Sie Mitarbeiterverträge und etwaige Vertragszusätze oder -Änderungen auf einen Blick sehen.
NDA
Geheimhaltungsvereinbarungen automatisiert erstellen, versenden und verwalten.
Mobilfunkverträge
Ordnen Sie Mobilfunkverträge Mitarbeitern zu. Behalten Sie Inklusiv-Volumen, Tarife und Zusatzkosten im Blick.
Mietverträge
Verbinden Sie Ihre Mietverträge mit Fotos von Mängeln, Übergabeprotokollen, oder anderen Vertragszusätzen und Notizen, die für Sie wichtig sind.
Kooperationsverträge
Ob Handelsvertreter oder Partnerunternehmen: Kombinieren Sie Provisions-Vereinbarungen und KPI’s mit Verträgen und automatisieren Sie Abrechnungen.
AV-Vertrag (DSGVO)
Rechtlich immer abgesichert: Alle AV-Verträge gem. DSGVO Art. 28 Abs. 3 immer im Blick. Erstellen und versenden Sie AV-Verträge automatisiert für alle Neukunden.
Wartungsverträge
Die wahrscheinlich am häufigsten übersehenen Verträge. Behalten Sie auch Wartungsverträge immer im Blick.
und noch viele weitere ...
So integrierbar ist Flowers
Gleichzeitig können Sie Ihre Systemlandschaft Schritt für Schritt mit Flowers modernisieren, verschlanken und effizienter gestalten.
Flowers kann noch mehr
Häufig gestellte Fragen
Wie hilft Flowers, Risiken zu minimieren?
Durch automatisierte Fristenüberwachung, Erinnerungen und klare Audit-Trails vermeiden Sie Vertragsstrafen, vergessene Kündigungen oder Compliance-Verstöße.
Kann ich bestehende Verträge importieren?
Ja. Verträge können gesammelt über Upload oder Schnittstellen übernommen und automatisch indexiert werden.
Kann ich Verträge mit anderen Dokumenten verknüpfen?
Ja. Sie können Verträge mit Bestellungen, Rechnungen, Leistungsnachweisen oder Fotos (z. B. bei Mietobjekten) verbinden.
Kann Flowers Verträge automatisch verlängern oder kündigen?
Ja. Sie können Regeln hinterlegen, sodass Verträge automatisch verlängert oder zur Kündigung markiert werden, wenn Fristen erreicht sind.
Wie funktioniert die Vertragsprüfung?
Über flexible Workflows können Verantwortliche automatisch eingebunden werden. Änderungen, Kommentare und Freigaben werden lückenlos im Audit-Trail dokumentiert.
Kann ich Verträge digital unterschreiben?
Ja. Flowers bietet eine integrierte Lösung für digitale Signaturen – rechtssicher, schnell und ohne Medienbruch.
Wie unterstützt Flowers beim Fristenmanagement?
Alle relevanten Fristen (z. B. Kündigungsstichtage, Verlängerungen) werden automatisch erfasst und rechtzeitig mit Erinnerungen angezeigt.
Welche Vorteile bringt digitales Vertragsmanagement?
- Nie wieder Fristen verpassen
- Zeitersparnis bei Prüfung & Verwaltung
- Zentrale Ablage aller Vertragsdokumente
- Effiziente Workflows statt E-Mail- oder Excel-Chaos
- Rechtssicherheit durch GoBD- und DSGVO-Konformität
Welche Kosten entstehen für die Nutzung von Flowers?
Flowers arbeitet mit einem volumenbasierten Preismodell: Sie zahlen nur für die tatsächlich freigegebenen Rechnungen. Dadurch vermeiden Sie unnötige Fixkosten und haben volle Kostenkontrolle.
Ist die Software für jedes Unternehmen geeignet?
Ja. Flowers ist sowohl für kleine und mittelständische Unternehmen als auch für Konzerne geeignet. Durch individuelle Freigaberegeln und flexible Preismodelle passt sich die Lösung exakt an Ihre Unternehmensgröße und Prozesse an.
Ist Flowers GoBD- und rechtssicher?
Ja. Alle Rechnungen, Verträge und andere Dokumente werden GoBD- und HGB-konform archiviert. Zusätzlich prüft eine integrierte KI jede Rechnung nach §14 UStG. Das sorgt für rechtliche Sicherheit und reduziert das Risiko von Fake-Rechnungen oder formellen Fehlern. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und ausschließlich in Deutschland gespeichert – nach höchsten Sicherheitsstandards.
Wie einfach ist die Bedienung für meine Mitarbeiter?
Flowers Software ist eine intuitive Plattform, die als Kompass für Ihre Prozesse dient. Wir stellen die einfache Bedienbarkeit durch eine benutzerfreundliche Oberfläche sicher und bieten individuelle Onboardings an.
Um eine hohe Akzeptanz zu gewährleisten, binden wir Ihre Mitarbeiter bereits beim Aufsetzen der Prozesse ein und bieten bei Bedarf individuelle Anwenderschulungen an.