Digitale Freigabeprozesse im Mittelstand mit Flowers Software

Was ist ein digitaler Freigabeprozess?

Freigabeprozesse wirken in der Theorie oft sehr einfach, doch fällt es zahlreichen Unternehmen in der Praxis oft schwer Freigaben durchzuführen.

„Ein digitaler Freigabeprozess ist ein vollständig digitalisierter Vorgang, um die nötigen Zustimmungen für die Durchführung einer Tätigkeit zu erhalten.“

Ziel eines digitalisierten Freigabeprozesses ist der zeitliche Zugewinn an Geschwindigkeit, die Reduzierung von (oftmals noch Papier-behafteter) Bürokratie und eine Vereinfachung für die Prozessteilnehmenden Personen.

Beispiele für Freigabeprozesse

• Rechnungsfreigabe von Eingangsrechnungen
• Freigabe von Einkaufsbestellungen
• Freigabe von Kundenreklamationen
• Investitionsanträge
• Genehmigung von Budgets, Nachtrags- und Sonderbudgets
• Freigabe von Zugriffsberechtigungen (Bspw. IT-Systeme, Bankkonten, Zutritt Werksgelände…)
• Stücklisten 4/6 Auge-Prinzip
• Rezeptur Erstellung und Änderung
• Layout Freigaben
• Verträge jeglicher Art (Bspw. Werkverträge, NDA/Geheimhaltung, Beschaffung…)
• Lohnherstellungs- und Verantwortungsabgrenzungsverträge (LAV / VAV)
• Genehmigung zur Anschaffung von Flowers

Was beinhaltet ein perfekter digitaler Freigabeprozess?

Ein perfekter digitaler Freigabeprozess ist nicht nur inhaltlich revisionssicher und vollständig, sondern auch in der alltäglichen Anwendung auf Effizienz und Nutzerfreundlichkeit optimiert. Dokumente entweder direkt digital ins System eingespielt oder einmalig digitalisiert und fortan im Prozess digital weiterverarbeitet.

Über die jeweiligen Prozessschritte der Freigabe und potenzielle Änderungen werden die verantwortlichen Personen automatisch benachrichtigt. Nach erteilter Freigabe wird der gesamte Prozess sachgemäß archiviert und ist zu jeder Zeit schnell, vollständig und unverändert einsehbar.

Die 7 Grundsätze zum digitalen Freigabeprozess

• Klarer, 100 % digitaler Freigabeprozess von A bis Z. Informationen und Dokumente digital übermitteln
• Nur berechtigte Nutzer dürfen Freigaben erteilen
• Einfache, schnelle Handhabung
• Revisionssichere Archivierung nach GoBD
• CEO-Freundlichkeit: Freigaben ohne aufwendiges einloggen
• „ZUGfERD“ als neuer Standard für die automatische maschinelle Verarbeitung von Dokumenten
• Einfache schnelle Suche: Suche nach Eingabe-Werten, Dokumentennamen und Dokumenteninhalte

Wie funktioniert der digitale Freigabeprozess in Flowers?

Flowers-Software ist eine cloudbasierte Softwarelösung zur einfachen, vollständigen und sicheren Abwicklung von Freigabeprozessen jeder Art. Dabei wird der Prozess und die Verantwortlichkeiten nur einmalig definiert und kann anschließend mit wenigen Klicks beliebig oft gestartet werden.

Verantwortliche Personen werden entsprechend automatisch benachrichtigt. Informationen und Dokumente werden digital weiterverarbeitet und bei Veränderungen automatisch versioniert.

Geschäftsführer und Abteilungsleiter benötigen für die Durchführung der Freigabe nicht zwingend einen Account, wodurch die Akzeptanz von Führungskräften für Flowers sehr hoch ist.

Wie das ganze funktioniert, schauen wir uns im folgenden Beispiel an.

Flowers Rechnungsfreigabe: Digitale Freigabeprozesse für Eingangsrechnungen

Der digitale Rechnungsfreigabeprozess ist der am häufigsten verwendete Freigabeprozess in Unternehmen und auch von unseren Kunden. Flowers unterstützt Unternehmen dabei durch einen schnellen, übersichtlichen und sicheren Genehmigungsprozess von Eingangsrechnungen.

Beispielprozess digitaler Rechnungseingangs- & Freigabeprozess

1. Belegeingang digitalisieren & ins System einspielen.

Ganz einfach direkt per E-Mail-Automatisierung im Posteingang oder direkt vom Scanner. Belege werden automatisch im Prozess in Flowers hinterlegt.

2. Sachliche Rechnungsprüfung und Verbuchung

Die verantwortliche Person wird automatisch darüber informiert, dass eine neue Rechnung eingegangen ist. Der Beleg ist sofort verfügbar und die Rechnungsprüfung ist in Windeseile erledigt. Eine Übermittlung der Belege an Drittsysteme ist auch möglich. (Bspw. DATEV Unternehmen Online uvm.)

Tipp: Legen Sie ganz einfach beliebig viele Felder für Kostenstellen, Nummernkreise und sonstige Ihrer internen Besonderheiten in Flowers an. Viele unserer Kunden möchten beispielsweise den früheren „Stempel“ digital abbilden. Das geht in Flowers mit Leichtigkeit.

3. Freigabe des Auftraggebers / Fachabteilung

Ohne E-Mail oder manuelle Arbeit wird die rechnungsverursachende Person (Auftraggeber oder Leiter der Fachabteilung) informiert die Rechnung zu prüfen. Durch ein automatisches Erinnerungssystem stellt Flowers sicher, dass die Rechnung pünktlich (ggf. unter Abzug von Skonti) gewährleistet wird.

4. Freigabe der Geschäftsführung

Anschließend folgt eine Freigabe von einem oder mehreren Geschäftsführern.
Natürlich ist es auch möglich weitere Freigabeschritte einzufügen. In Flowers können beliebig viele Freigabeschritte mit unterschiedlicher Freigabe-Tiefe erstellt werden.

Tipp: Die Geschäftsführung muss nicht jede Rechnung freigeben? Super! In Flowers können Sie ganz einfach eine oder mehrere Wertegrenzen einführen, bei deren Unterschreitung die Freigabe der Geschäftsführung übersprungen wird.

5. Bezahlung

Wurde die Rechnung erfolgreich freigegeben, kann diese bezahlt werden. Auch hier werden die verantwortlichen Personen natürlich informiert.

6. Archivierung

Sobald alles abgeschlossen ist, werden alle Eingabe-Werte, Dokumente, Zeitstempel (Aktivitätsprotokoll) und Freigaben gesamtheitlich und revisionssicher archiviert. Es kann zu jedem Zeitpunkt nachverfolgt werden, wer, wann, was eingegeben und freigegeben hat.

Profi-Tipp: Flowers kann auch komplexe Sonderfälle (bspw. AfA-Freigaben, Projektzugehörigkeiten, Weiterberechnungen) abbilden. Flowers ist flexibel genug sich jedem Ihrer internen Sonderfälle anzupassen ohne zusätzlichen Programmieraufwand!

Wie kann ich den Freigabeprozess automatisieren?

Liegen die Daten einmal digital in Flowers vor, können diese zu jedem Zeitpunkt vollautomatisch weiterverarbeitet werden. Im Idealfall bis zur vollständigen Dunkelverbuchung — also einer Freigabe und Verbuchung ganz ohne manuelle Eingriffe. Dazu bietet Flowers native Integrationen zu DATEV, Lexoffice, Sevdesk und Agenda sowie eine offene REST-API und HTTP-Aktionen für jedes weitere System.

Automatisierte Belegablage im Flowers Dokumentenmanagementsystem

Soll die Rechnung am Ende des Prozesses noch in das interne Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt werden, kann Flowers diese (mitunter lästige Tätigkeit) vollautomatisch übernehmen. Flowers kann dem Dokument alle nötigen Tags (Keywords, die mit dem Dokument verknüpft werden) beifügen, da diese Werte und Daten im Ablauf bereits eingegeben wurden. Mitarbeiter sparen sich lästige Doppelarbeit und das Dokument wird sicher und schnell gefunden, wenn es gesucht wird.

Wie lange dauert es Flowers einzurichten?

Ein Flowers-Account ist in 60 Sekunden erstellt. Durch zahlreiche Vorlagen wie „Rechnungseingang“ oder „Rechnungsfreigabe“ kann der hier beschriebene Beispiel-Prozess in 2 Minuten gestartet werden. Mit etwaigen Änderungen und Anpassungen von internen Sonderfällen ist Flowers innerhalb von einer Stunde einsatzbereit und hilft sofort bei der allen Freigabeprozessen. Das System ist intuitiv zu bedienen – eine Einweisung wird nicht benötigt, auch für weniger Technologie-affine Menschen reicht ein 15-minütiges Tutorial meistens aus.

Digitale Freigabeprozesse im Mittelstand: Fokus auf Deutschland, Österreich, Schweiz

Gerade im deutschen Mittelstand und in Unternehmensgruppen ist der Mix aus gewachsenen Prozessen, vielen Standorten und strengen Prüfungsanforderungen eine Herausforderung. Digitale Freigabeprozesse mit Flowers berücksichtigen genau diese Rahmenbedingungen: klare Rollen- und Vertretungsregeln, revisionssichere Archivierung nach GoBD, Integration in Steuerberatung und Finanzbuchhaltung sowie Hosting auf ISO-27001-zertifizierten Servern in Deutschland .

Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz nutzen Flowers, um Freigaben für Rechnungen, Verträge, Budgets und Investitionen zentral zu steuern – standortübergreifend, prüfungssicher und ohne Medienbrüche.

Welche Anforderungen werden benötigt?

Flowers ist eine Cloud-Softwarelösung. Das heißt, Sie benötigen lediglich einen internetfähigen Browser und eine stabile Internetverbindung. Das ist alles!

Erfüllt Flowers die in der GoBD festgelegten „revisionssichere Archivierung“?

Vorweg die Antwort auf die Frage: Ja, Flowers erfüllt alle Voraussetzungen für eine revisionssichere Archivierung gem. GoBD.

Hier noch kurz eine Erklärung, was genau eine sog. „revisionssichere Archivierung“ eigentlich ist. Starfinder-dms hat das in einem Blogeintrag wunderbar zusammengefasst:

„Revisionssichere Archivierung bedeutet grundsätzlich, dass die abgelegten Daten vor einer nachträglichen Abänderung geschützt sind und es zu keiner Manipulation im Archiv kommt. Gleichzeitig werden die Informationen nachvollziehbar, auffindbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert.“

Quelle: https://starfinder-dms.de/revisionssichere-archivierung/

Mehr zu diesem Thema finden Sie bei den Kollegen von Starfinder-dms.de die wunderbar und ausführlich erklären, was revisionssichere Archivierung ist.

E-Rechnung: Was sich seit 2025 geändert hat

Seit Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, strukturierte elektronische Rechnungen empfangen zu können. Das betrifft auch den Freigabeprozess direkt: Wer Eingangsrechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format erhält, braucht einen Workflow, der diese Formate verarbeitet — nicht nur anzeigt.

Flowers erzeugt ZUGFeRD-konforme E-Rechnungen (Profil Rechnung-380) als native Prozessautomation. Am Ende eines Freigabeprozesses entsteht auf Knopfdruck eine maschinenlesbare Rechnung mit allen Pflichtfeldern. Kein Export in ein Dritt-Tool, kein manuelles Nacharbeiten. Die Daten liegen bereits im Prozess vor — Flowers nutzt sie.

Bietet Flowers KI-gestützte Rechnungsverarbeitung?

Zwei Stellen, an denen KI den Freigabeprozess spürbar beschleunigt: Die OCR-Erkennung liest eingehende Rechnungen automatisch aus — Lieferant, Betrag, Rechnungsnummer, alles landet in den richtigen Feldern. Und die KI-Kontierung schlägt passende Buchungssätze vor, abgeleitet aus den individuellen Buchungsmustern Ihres Unternehmens. Je mehr Rechnungen durchlaufen, desto präziser wird das System.

Häufige Fragen zu digitalen Freigabeprozessen mit Flowers

Gibt es eine DATEV Unternehmen Online Integration?

Ja. Flowers ist zertifizierter DATEV Buchungsdatenservice-Partner und bietet drei Integrationswege: nativen EXTF-Export, automatische Belegweiterleitung an DATEV Unternehmen Online und prozessbasierte Buchungsdaten-Exporte. Belege und Buchungssätze landen vollautomatisch in DUO — ohne manuelles Hochladen.

Für welche digitalen Freigaben kann Flowers verwendet werden?

Flowers kann für jeden Freigabeprozess unabhängig von der Sache verwendet werden. Es ist nicht wichtig, wie viele Freigaben benötigt werden. Flowers ist für jede Freigabe eine Bereicherung.

Wie sieht es mit Datenschutz und Sicherheit aus?

Flowers ist eine cloudbasierte Softwarelösung. Wir verwenden ausschließlich ISO:27001 zertifizierte Server aus Deutschland. Wir hosten bei Hetzner.

All unsere Server werden mit 100 % grüner Energie betrieben und sind CO2-neutral.

Alle Daten und Dokumente werden zu 100 % verschlüsselt übertragen und verschlüsselt gespeichert. Auch Flowers Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf Ihre Daten.

Was versteht man unter digitalen Freigabeprozessen im Mittelstand?

Digitale Freigabeprozesse ersetzen manuelle Unterschriften, E-Mail-Schleifen und Papierlaufzettel durch strukturierte, softwaregestützte Workflows. Im Mittelstand bedeutet das: klare Verantwortlichkeiten, transparente Statusübersichten, automatisierte Erinnerungen und revisionssichere Dokumentation – zum Beispiel bei der Rechnungsfreigabe, Budgetfreigabe oder Vertragsfreigabe.

Was ist die Flowers Rechnungsfreigabe?

Die Flowers Rechnungsfreigabe ist ein vorkonfigurierter Workflow für Eingangsrechnungen. Belege werden digital erfasst, automatisch an die zuständigen Personen verteilt und nach klaren Regeln freigegeben. Betragsgrenzen, Kostenstellen, Projekte oder Genehmigungsketten lassen sich ohne Programmierung anpassen. So digitalisieren Sie den kompletten Rechnungsfreigabeprozess – vom Belegeingang bis zur Archivierung.

Wie funktioniert die automatisierte Belegablage mit Flowers?

Während des Freigabeprozesses sammelt Flowers alle relevanten Daten zu einer Rechnung – etwa Lieferant, Betrag, Kostenstelle, Projekt oder Fälligkeitsdatum. Am Ende sorgt die automatisierte Belegablage dafür, dass der Beleg inklusive Metadaten automatisch in Ihrem DMS oder in DATEV Unternehmen Online landet. Die manuelle Ablage entfällt und Belege sind jederzeit auffindbar.

Ist Flowers für Unternehmen in Deutschland GoBD-konform einsetzbar?

Ja. Flowers erfüllt alle Voraussetzungen für eine revisionssichere Archivierung nach GoBD und hostet die Daten auf ISO-27001-zertifizierten Servern in Deutschland . Damit ist die Lösung speziell auf die Anforderungen von Unternehmen im deutschsprachigen Raum ausgerichtet.

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Digitale Freigabeprozesse sind keine IT-Großprojekte — sie sind eine Entscheidung, weniger Zeit mit Abstimmung zu verlieren. Der Unterschied zwischen einem Unternehmen, das Rechnungen per E-Mail weiterleitet, und einem, das in unter einer Stunde einen GoBD-konformen Workflow aufsetzt, ist nicht Technologie. Es ist der Entschluss, es endlich zu tun.

Flowers macht genau diesen Einstieg so niedrigschwellig wie möglich: Account in 60 Sekunden, erster Prozess in Minuten, keine Programmierung.