Hausverwaltung und WEG Buchhaltung. Warum eine professionelle Verwaltung vier Kontenkreise pro Objekt führt.

Was die vier Kontenkreise unterscheidet

Der Wirtschaftsplan ist die Vorausschau. Hier sind die geplanten Kosten für das kommende Wirtschaftsjahr hinterlegt, ebenso wie die monatlichen Hausgeldzahlungen jedes einzelnen Eigentümers. Er ist Grundlage der monatlichen Sollstellung gegenüber den Eigentümern.

Die Jahresabrechnung ist die Rückschau. Am Ende des Wirtschaftsjahres werden die tatsächlichen Kosten mit den geleisteten Vorauszahlungen verrechnet. Pro Eigentümer entsteht eine Nachzahlung oder eine Erstattung. Der Saldo wird in den Wirtschaftsplan des Folgejahres übernommen.

Die Instandhaltungsrücklage ist ein eigenes Konto, treuhänderisch geführt. Das Geld gehört rechtlich der Eigentümergemeinschaft, nicht der Verwaltung. Eigene Bilanzierung, eigene Abrechnung gegenüber dem Verwaltungsbeirat. Geregelt in Paragraph 19 Absatz 2 Nummer 4 Wohnungseigentumsgesetz.

Die Sondereigentumsverwaltung läuft, wenn ein einzelner Eigentümer die Verwaltung seiner Mietverhältnisse zusätzlich beauftragt. Eigener Vertrag, eigene Vergütung, eigener Buchungskreis. Pro Wohnung im Grunde ein kleines, eigenständiges Mandat innerhalb des großen Mandats.

Warum es in der Praxis so oft schief geht

Wir haben kürzlich mit einer Hausverwaltung aus Süddeutschland gesprochen, 14 Mitarbeiter, etwa 60 Objekte in der Betreuung. Vor der Umstellung lief die Buchhaltung in einer etablierten Branchensoftware mit über 20 Jahren Historie. Die Nebenkostenabrechnung kam pünktlich raus. Die Hausgeldabrechnungen ebenfalls. Auf dem Papier lief alles solide.

Bei der Detailprüfung kam etwas Unangenehmes ans Licht. Drei Objekte hatten in den letzten beiden Jahren mehrfach Instandhaltungsrücklage und Verwaltervermögen vermischt gebucht. Nicht aus böser Absicht. Sondern weil die Software bei Sonderfällen wie Versicherungserstattungen, Mietkautionsverrechnungen oder Sonderumlagen automatisch auf das falsche Konto gebucht hat. Niemand hat es bemerkt, weil die Software das so vorgeschlagen hat und niemand die Logik im Detail hinterfragt hat.

Bei einer Wohnungseigentumsprüfung wäre das ein direkter Hinweis auf Vermögensvermischung. Im schlimmsten Fall droht die Aberkennung der Bestellung als Verwalter. Das ist nicht hypothetisch. Das passiert jedes Jahr mehrfach, gerade bei kleineren und mittleren Verwaltungen.

Was eine moderne Lösung leisten muss

Die folgenden Punkte sind aus unserer Sicht die Pflicht. Sie sind weder Magie noch teuer. Sie sind aber selten zusammen in einem System.

Erstens Mandantenfähigkeit auf Wohnungsebene, nicht nur auf Gesellschaftsebene. Pro Objekt eine eigene Mandantenstruktur, pro Sondereigentum darunter ein Submandant. Der Sondereigentumsverwalter sieht nur die Wohnungen, für die er das Mandat hat. Der WEG Verwalter sieht den großen Rahmen.

Zweitens differenzierte Buchungstypen, die den vier Kontenkreisen entsprechen. Eine Eingangsrechnung für die Treppenhausreinigung läuft anders als eine Rechnung für die Dachsanierung. Die Reinigung ist umlagefähige Nebenkosten. Die Dachsanierung betrifft die Instandhaltungsrücklage. Pro Buchung ein Typ, automatische Kontenzuordnung, kein manuelles Raten.

Drittens ein Workflow für umlagefähige versus nicht umlagefähige Kosten. Bei jeder Rechnung wird entschieden, was auf Mieter umgelegt wird, was vom Eigentümer zu tragen ist und was gegebenenfalls gesplittet wird. Anteilige Splits müssen sauber dokumentiert sein, idealerweise mit Verweis auf die Betriebskostenverordnung als Rechtsgrundlage.

Viertens und das ist uns wichtig: Integration mit den gängigen Immobilienlösungen. Wodis Sigma, iX Haus, GFAD, immoware24, Domus 1000. Die Objekt und Eigentümerstammdaten bleiben dort, wo sie sind. Der Workflow läuft daneben. Doppelte Datenhaltung ist nach unserer Erfahrung die Hauptfehlerquelle, und genau die wollen wir vermeiden.

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Ein konkretes Praxisbeispiel

Eine Hausverwaltung mit 120 Objekten, davon 80 Wohnungseigentümergemeinschaften und 40 Mietshäuser, dazu rund 200 Sondereigentumsmandate. Vor der Umstellung waren zwei Vollzeitstellen mit Hausgeldabrechnung beschäftigt, drei Wochen Bearbeitungszeit pro Objekt am Jahresende waren der Schnitt.

Nach der Umstellung: 18 Werktage durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Objekt, 0,7 Vollzeitstellen für den gleichen Output. Wichtiger als die reine Effizienz war ein anderer Punkt. Bei der ersten Wohnungseigentumsprüfung nach der Umstellung gab es null inhaltliche Beanstandungen. Vorher waren es regelmäßig zwei bis drei pro Geschäftsjahr.

Die Mietkaution als möglicher fünfter Kontenkreis

Strenggenommen kommt bei Mietverwaltungsmandaten ein fünfter Kontenkreis dazu: die Mietkaution. Paragraph 551 Bürgerliches Gesetzbuch schreibt vor, dass Kautionen getrennt vom Vermögen des Vermieters angelegt und marktüblich verzinst werden müssen. Pro Mieter ein Subkonto auf einem Sammelkautionskonto. Die jährliche Zinsgutschrift muss pro Mieter ausgewiesen werden.

Wer das mit Excel macht und 200 Wohnungen verwaltet, hat 200 Excel Tabs. Klassischer Fall, der sich mit einer einfachen Listenstruktur und einer automatisierten Verzinsung erledigt.

Hausverwaltung ist nicht Mietbuchhaltung in größer. Sie ist ein eigenes Datenmodell mit eigenen rechtlichen Vorgaben. Wer das mit Standardsoftware abbilden will, holt sich Compliancerisiken ins Haus, die er nicht braucht. Wer es sauber strukturiert, gewinnt Zeit, Prüfungssicherheit und nebenbei auch einen besseren Stand beim Verwaltungsbeirat.

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