Digitale Freigabeprozesse mit Flowers-Software

Dieser Beitrag enthält

• Was ist ein digitaler Freigabeprozess?
• Was beinhaltet ein perfekter digitaler Freigabeprozess?
• Wie funktioniert der digitale Freigabeprozess in Flowers?
• Flowers am Beispiel digitaler Rechnungseingangsprozess
• Wie kann ich den Freigabeprozess automatisieren?
• Wie lange dauert es Flowers einzurichten?
• Welche Anforderungen werden benötigt?
• Erfüllt Flowers die in der GoBD festgelegten „revisionssichere Archivierung“?
• Gibt es eine DATEV Unternehmen Online Integration?
• Für welche digitalen Freigaben kann Flowers verwendet werden?
• Wie sieht es mit Datenschutz und Sicherheit aus?

Was ist ein digitaler Freigabeprozess?

Freigabeprozesse wirken in der Theorie oft sehr einfach, doch fällt es zahlreichen Unternehmen in der Praxis oft schwer Freigaben durchzuführen.

„Ein digitaler Freigabeprozess ist ein vollständig digitalisierter Vorgang, um die nötigen Zustimmungen für die Durchführung einer Tätigkeit zu erhalten.“

Ziel eines digitalisierten Freigabeprozesses ist der zeitliche Zugewinn an Geschwindigkeit, die Reduzierung von (oftmals noch Papier-behafteter) Bürokratie und eine Vereinfachung für die Prozessteilnehmenden Personen.

Beispiele für Freigabeprozesse

• Rechnungsfreigabe von Eingangsrechnungen
• Freigabe von Einkaufsbestellungen
• Freigabe von Kundenreklamationen
• Investitionsanträge
• Genehmigung von Budgets, Nachtrags- und Sonderbudgets
• Freigabe von Zugriffsberechtigungen (Bspw. IT-Systeme, Bankkonten, Zutritt Werksgelände…)
• Stücklisten 4/6 Auge-Prinzip
• Rezeptur Erstellung und Änderung
• Layout Freigaben
• Verträge jeglicher Art (Bspw. Werkverträge, NDA/Geheimhaltung, Beschaffung…)
• Lohnherstellungs- und Verantwortungsabgrenzungsverträge (LAV / VAV)
• Genehmigung zur Anschaffung von Flowers

Was beinhaltet ein perfekter digitaler Freigabeprozess?

Ein perfekter digitaler Freigabeprozess ist nicht nur inhaltlich revisionssicher und vollständig, sondern auch in der alltäglichen Anwendung auf Effizienz und Nutzerfreundlichkeit optimiert. Dokumente entweder direkt digital ins System eingespielt oder einmalig digitalisiert und fortan im Prozess digital weiterverarbeitet.

Über die jeweiligen Prozessschritte der Freigabe und potenzielle Änderungen werden die verantwortlichen Personen automatisch benachrichtigt. Nach erteilter Freigabe wird der gesamte Prozess sachgemäß archiviert und ist zu jeder Zeit schnell, vollständig und unverändert einsehbar.

Die 7 Grundsätze zum digitalen Freigabeprozess

• Klarer, 100 % digitaler Freigabeprozess von A bis Z. Informationen und Dokumente digital übermitteln
• Nur berechtigte Nutzer dürfen Freigaben erteilen
• Einfache, schnelle Handhabung
• Revisionssichere Archivierung nach GoBD
• CEO-Freundlichkeit: Freigaben ohne aufwendiges einloggen
• NEU: „ZUGfERD“ als neuer Standard für die automatische maschinelle Verarbeitung von Dokumenten
• Einfache schnelle Suche: Suche nach Eingabe-Werten, Dokumentennamen und Dokumenteninhalte

Verantwortliche Personen werden entsprechend automatisch benachrichtigt. Informationen und Dokumente werden digital weiterverarbeitet und bei Veränderungen automatisch versioniert.

Geschäftsführer und Abteilungsleiter benötigen für die Durchführung der Freigabe nicht zwingend einen Account, wodurch die Akzeptanz von Führungskräften für Flowers sehr hoch ist.

Wie das ganze funktioniert, schauen wir uns im folgenden Beispiel an.

Flowers am Beispiel digitaler Rechnungseingangsprozess

Der digitale Rechnungsfreigabeprozess ist der am häufigsten verwendete Freigabeprozess in Unternehmen und auch von unseren Kunden. Flowers unterstützt Unternehmen dabei durch einen schnellen, übersichtlichen und sicheren Genehmigungsprozess von Eingangsrechnungen.

Beispielprozess digitaler Rechnungseingangs- & Freigabeprozess

1. Belegeingang digitalisieren & ins System einspielen.

Ganz einfach direkt per E-Mail-Automatisierung im Posteingang oder direkt vom Scanner. Belege werden automatisch im Prozess in Flowers hinterlegt.

2. Sachliche Rechnungsprüfung und Verbuchung

Die verantwortliche Person wird automatisch darüber informiert, dass eine neue Rechnung eingegangen ist. Der Beleg ist sofort verfügbar und die Rechnungsprüfung ist in Windeseile erledigt. Eine Übermittlung der Belege an Drittsysteme ist auch möglich. (Bspw. DATEV Unternehmen Online uvm.)

Tipp: Legen Sie ganz einfach beliebig viele Felder für Kostenstellen, Nummernkreise und sonstige Ihrer internen Besonderheiten in Flowers an. Viele unserer Kunden möchten beispielsweise den früheren „Stempel“ digital abbilden. Das geht in Flowers mit Leichtigkeit.

3. Freigabe des Auftraggebers / Fachabteilung

Ohne E-Mail oder manuelle Arbeit wird die rechnungsverursachende Person (Auftraggeber oder Leiter der Fachabteilung) informiert die Rechnung zu prüfen. Durch ein automatisches Erinnerungssystem stellt Flowers sicher, dass die Rechnung pünktlich (ggf. unter Abzug von Skonti) gewährleistet wird.

4. Freigabe der Geschäftsführung

Anschließend folgt eine Freigabe von einem oder mehreren Geschäftsführern.
Natürlich ist es auch möglich weitere Freigabeschritte einzufügen. In Flowers können beliebig viele Freigabeschritte mit unterschiedlicher Freigabe-Tiefe erstellt werden.

Tipp: Die Geschäftsführung muss nicht jede Rechnung freigeben? Super! In Flowers können Sie ganz einfach eine oder mehrere Wertegrenzen einführen, bei deren Unterschreitung die Freigabe der Geschäftsführung übersprungen wird.

5. Bezahlung

Wurde die Rechnung erfolgreich freigegeben, kann diese bezahlt werden. Auch hier werden die verantwortlichen Personen natürlich informiert.

6. Archivierung

Sobald alles abgeschlossen ist, werden alle Eingabe-Werte, Dokumente, Zeitstempel (Aktivitätsprotokoll) und Freigaben gesamtheitlich und revisionssicher archiviert. Es kann zu jedem Zeitpunkt nachverfolgt werden, wer, wann, was eingegeben und freigegeben hat.

Profi-Tipp: Flowers kann auch komplexe Sonderfälle (bspw. AfA-Freigaben, Projektzugehörigkeiten, Weiterberechnungen) abbilden. Flowers ist flexibel genug sich jedem Ihrer internen Sonderfälle anzupassen ohne zusätzlichen Programmieraufwand!

Wie kann ich den Freigabeprozess automatisieren?

Liegen die Daten einmal digital in Flowers vor, können diese zu jedem Zeitpunkt vollautomatisch weiterverarbeitet werden. Dazu verfügt Flowers über 2.500+ Schnittstellen zu Drittsystemen, die mit Leichtigkeit eingebunden werden können.

Beispiel automatisierte Belegablage im Dokumentenmanagementsystem:

Soll die Rechnung am Ende des Prozesses noch in das interne Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt werden, kann Flowers diese (mitunter lästige Tätigkeit) vollautomatisch übernehmen. Flowers kann dem Dokument alle nötigen Tags (Keywords, die mit dem Dokument verknüpft werden) beifügen, da diese Werte und Daten im Ablauf bereits eingegeben wurden. Mitarbeiter sparen sich lästige Doppelarbeit und das Dokument wird sicher und schnell gefunden, wenn es gesucht wird.

Wie lange dauert es Flowers einzurichten?

Ein Flowers-Account ist in 60 Sekunden erstellt. Durch zahlreiche Vorlagen wie „Rechnungseingang“ oder „Rechnungsfreigabe“ kann der hier beschriebene Beispiel-Prozess in 2 Minuten gestartet werden. Mit etwaigen Änderungen und Anpassungen von internen Sonderfällen ist Flowers innerhalb von einer Stunde einsatzbereit und hilft sofort bei der allen Freigabeprozessen. Das System ist intuitiv zu bedienen – eine Einweisung wird nicht benötigt, auch für weniger Technologie-affine Menschen reicht ein 15-minütiges Tutorial meistens aus.

Welche Anforderungen werden benötigt?

Flowers ist eine Cloud-Softwarelösung. Das heißt, Sie benötigen lediglich einen internetfähigen Browser und eine stabile Internetverbindung. Das ist alles!

Erfüllt Flowers die in der GoBD festgelegten „revisionssichere Archivierung“?

Vorweg die Antwort auf die Frage: Ja, Flowers erfüllt alle Voraussetzungen für eine revisionssichere Archivierung gem. GoBD.

Hier noch kurz eine Erklärung, was genau eine sog. „revisionssichere Archivierung“ eigentlich ist. Starfinder-dms hat das in einem Blogeintrag wunderbar zusammengefasst:

„Revisionssichere Archivierung bedeutet grundsätzlich, dass die abgelegten Daten vor einer nachträglichen Abänderung geschützt sind und es zu keiner Manipulation im Archiv kommt. Gleichzeitig werden die Informationen nachvollziehbar, auffindbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert.“

Quelle: https://starfinder-dms.de/revisionssichere-archivierung/

Mehr zu diesem Thema finden Sie bei den Kollegen von Starfinder-dms.de die wunderbar und ausführlich erklären, was revisionssichere Archivierung ist.

Gibt es eine DATEV Unternehmen Online Integration?

Ja, Flowers nutzt die Webmail-Upload-Funktion von DATEV Unternehmen Online, um so Belege vollautomatisch in DATEV Unternehmen Online zu übermitteln. Wir arbeiten außerdem an einer Partnerschaft mit dem DATEV Marktplatz, wodurch weitere Funktionen ermöglicht werden. Sobald es hierzu Neuigkeiten gibt, informieren wir auf unserem Blog und im Newsletter.

Für welche digitalen Freigaben kann Flowers verwendet werden?

Flowers kann für jeden Freigabeprozess unabhängig von der Sache verwendet werden. Es ist nicht wichtig, wie viele Freigaben benötigt werden. Flowers ist für jede Freigabe eine Bereicherung.

Wie sieht es mit Datenschutz und Sicherheit aus?

Flowers ist eine cloudbasierte Softwarelösung. Wir verwenden ausschließlich ISO:27001 zertifizierte Server aus Deutschland. Wir hosten bei Hetzner.

All unsere Server werden mit 100 % grüner Energie betrieben und sind CO2-neutral.

Alle Daten und Dokumente werden zu 100 % verschlüsselt übertragen und verschlüsselt gespeichert. Auch Flowers Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf Ihre Daten.